秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子が電話に出たところ、上司（山田部長）あてにＫ氏からだった。Ｋ氏は先日、上司が社外の会合で知り合った人で、整理しておくようにと名刺を渡されていた。このような場合Ａ子は、「Ｋ様でいらっしゃいますね」と言ったあと何と言って対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
「お名刺は山田から、整理しておくようにと渡されております」
「初めてのお電話を、わざわざ恐れ入ります」
「先日は、山田がお世話になりましてありがとうございました」
「先日の会合では、お名刺をありがとうございました」
「名刺で存じ上げております。私は山田の秘書Ａ子と申します」
秘書検定２級 の 10門
第2問
次は、部長秘書Ａ子が受信したメールに対して返信した内容である。中から不適当と思われるものを選べ。
あて先は上司になっているが、内容は他部署の部長あてと思われるメールに、「上司と他部署の部長を間違えて送ったのではないか、削除してよいか」
今晩、Ａ子の上司と食事がしたいので都合を教えてもらいたいというＹ部長に、「仕事の予定は入っていないが、夜のことは自分にも分からないので、上司に直接メールしてもらえないか」
部長会議の都合のよい日時を聞きたいというメールに、「上司は外出していて今日は戻らないので、明日確認してからメールする」
Ａ子の上司にメールで確認中のものが幾つかあるのだが返事がない、という課長に、「急ぐものは、写しを自分に送ってもらえれば、様子を見ながら上司に確認して返事する」
Ａ子の上司にメールを送ったが、見ていないようだという常務秘書に、「上司は出張している、自分あてにそのメールを送ってもらえれば上司に取り次ぐ」
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子の上司が出張中に、業界団体の事務局から電話があった。懇親ゴルフ会の案内状を送ったが参加の返事がまだない、今日中に返事をもらえないかとのことである。そのゴルフ会には上司は毎回参加しており、今回のその日には何も予定は入っていない。上司は明日の夜に出張先から自宅に戻ることになっている。このような場合、Ａ子はどのように対処したらよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司は出張中だが、事務局に直接返事をしてもらうように連絡をするので、少し待ってもらいたいと言う。
出張先の上司に連絡を取って参加することの確認をしてから、事務局に参加と連絡をする。
事務局に、上司は出張中で明日の夜戻るので、返事は明後日の朝一番まで待ってもらいたいと頼む。
事務局に、上司は出張中なので一応参加にしておいてもらいたい、確認次第改めて連絡をすると言う。
事務局には参加する予定と答え、出張先の上司と連絡を取るときにそのことを報告して、それでよいかと確認する。
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第4問
次は、会社における職名とその説明の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
監査役 ━━ 会社の会計や業務の検査をする人
相談役 ━━ 経営上の相談にのって助言をする人
副社長 ━━ 専務取締役の上位にあって、社長を補佐する人
常務取締役 ━━ 取締役の一員で、日常の経営業務を行う人
専務取締役 ━━ 取締役の一員で、取締役会の議長を務める人
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第5問
秘書Ａ子は上司から、「知人が会社を退職して事務所を開くことになったので、祝いの品を贈っておいてほしい」と言われた。次はＡ子が、このとき上司に確認したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
届け先は知人の事務所でよいか。
予算は幾らぐらいにするか。
上司が贈りたい品はあるか。
知人が会社を退職したのはいつか。
事務所開きはいつか。
秘書検定２級 の 10門
第6問
次は、それぞれ関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
預金利子 ━━ 公定歩合
福利厚生 ━━ 人事考課
上場会社 ━━ 証券取引所
株式会社 ━━ 有限責任
会計監査 ━━ 損益計算書
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第7問
次は秘書A子が上司から「何か適当なものを贈ってほしい」と指示を受けて行ったことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
創立30周年を迎える取引先へ、祝いとして華やかな蘭の鉢植えを贈った。
取引先の部署への歳暮には、人数などを考えて全員で分けられる菓子を贈った。
地震にあった取引先へ、災害見舞いとして見舞状に現金を同封して贈った。
A子の前任者だったB子の結婚には、B子に希望の品をたずね、それを贈った。
上司が出張で世話になった相手へ、好みがわからないので、礼状を添えて現金を贈った。
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第8問
次は、用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
インフォメーション ━━ 情報
プロモーション ━━ 特長
コンディション ━━ 状態
オペレーション ━━ 操作
インストラクション ━━ 指導
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第9問
秘書Ａ子は同僚Ｂ子から、秘書は気遣いが大切と言われるが、Ａ子は上司にどのように気を遣っているかと尋ねられた。次はそのときのＡ子がＢ子に話したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
スケジュール確認のとき疲れていそうな感じだったら、「お疲れでしたらご無理なさらずお休みくださいませ」と言っている。
いつもその日の天気予報を確認しておき、上司が外出するときは、天気の具合によっては天気予報のことを話している。
上司が飲むお茶は緑茶が多いが、外出から帰ってきたときなどは、緑茶でよろしいでしょうかと尋ねている。
上司に報告することがあるが仕事が忙しそうなときは、「お声をかけてください」と言って待つようにしている。
上司は食後にいつも薬を飲むが、そのとき出す水には少しお湯を入れてぬるくし、飲みやすくして出している。
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第10問
次は秘書Ａ子が、客にお茶を出すときに行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
お茶を入れ替えるときは、前に出したものは茶たくごと下げて、全部新しくして出している。
テーブルの上に書類が広がっている場合は、「失礼します」と言って書類を端に寄せてから出している。
上司には緑茶でも、コーヒーが好きだと分かっている客にはコーヒーを出している。
客を待たせたあと上司が応接室に入ったら、上司ともに改めて客にお茶を出すが、そのときも客に先に出し、上司はあとにしている。
客の前にお茶を置くときは小声で「どうぞ」と言っているが、話し中のときは黙礼をして出している。
