秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子は後輩Ｂ子から、資料作りが期限までに間に合いそうもない、手伝ってもらえないかと言われた。様子を聞くと、期限までにできそうである。このような場合、Ａ子はＢ子にどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
あなたの今までの仕事ぶりからすると、期限までにはできるはずだ、頑張って間に合わせるようにと励ます。
どのようなスケジュールで進めているのかを具体的に聞き、一人で大丈夫だと思うと元気づける。
要領を覚えれば早くできる、自分がやって見せるので覚えるようにと言って、残りを全部引き取る。
期限までに間に合いそうにないという理由を尋ね、作り方を一緒に考えてみようと言う。
期限までにはまだ時間がある。続けてみて、本当に間に合いそうもなかったら手伝うと言う。
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子が上司から指示されて手紙を清書していたところ、たまたま総務課長が目に留めて、「古稀」は「古希」が正しいと言う。このような場合Ａ子は、どのように対応するのがよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
辞書を調べてみて、明らかな間違いでなければ上司の書き方に従う。
上司に、総務課長から指摘されたことを話し、どのようにすればよいか指示を得る。
総務課長に言われたとおりに直して、あとでそのことを上司に報告する。
上司には上司の考え方があると思われるので、そのままにしておく。
総務課長に、上司の原稿だと話し、どのようにすればよいか相談する。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子の上司（部長）はのんびりタイプである。部下の課長はせかせかタイプのため、Ａ子は性格の違う２人の間で特に気遣いをすることがある。次はその例である。中から不適当と思われるものを選べ。
課長から、部長が戻ったら知らせてくれないかと言われていたので、部長が戻ったときすぐに、部長が戻ったと連絡した。
課長が、すぐに部長の承認がほしいと言って持ってきた書類に、今日中ということではだめかと確かめた。
取引先へ部長と課長が一緒に出向くことになったとき、出掛ける時刻が近づいたので部長に声をかけ、そのあとで課長に声をかけた。
部内会議の日時を皆に知らせたとき、課長に、会議終了予定時刻のすぐあとには面談などの予定は入れないほうがよいと言った。
部長に目を通してもらって明後日までに決裁してもらいたい、という書類を課長から預かったとき、部長には明日中にと言った。
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第4問
次は、会議の形式、設営方式とその説明の組み合わせである。 中から不適当と思われるものを選びなさい。
【教室型】＝株主総会のように出席人数が多い場合や、情報の伝達を目的とする会議
【円卓式】＝丸い机を囲んで、参加者全員が順番に意見を出す会議
【ブレーン・ストーミング】＝他人のアイデアを批判しないで、自由にアイデアを出し合う会議
【シンポジウム】＝数人の専門家が見解を発表したあと、それをもとにして検討する会議
【フォーラム】＝参加資格を問わず多くの人が意見を出し合う公開討議
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第5問
秘書Ａ子は上司（営業担当常務）の外出中に、「取引先Ｔ社から接待の申し入れがあったが、来週金曜日の夜、常務の都合はどうか」と営業部長から尋ねられた。Ａ子は上司から、金曜日の夜から郷里に帰る予定と聞いている。このような場合Ａ子は、営業部長にどう対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
接待にはＴ社からはだれが出席するのかを尋ね、「上司に伝えておく」と言う。
取引先からの接待だが、上司には予定があることを考えて、「ほかの日に変更できる可能性はあるか」と言う。
「上司にはすでに個人的な予定が入っているので、ほかの日で調整をしてもらいたい」と言う。
「上司にはすでに予定があるかもしれないので、戻り次第確認して連絡する」と言う。
「すでに上司は用事があると聞いているので、返事は保留にさせてもらいたい」と言う。
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第6問
秘書A子は、上司に指示されて社交文書を作成することがある。そのとき、あいさつの言葉を書かないものがある。それは次のうちどれか。
自社の役員交代のあいさつ状
取引先の社長逝去の悔やみ状
上司の祝賀会の案内状
取引先からの寄贈に対する礼状
取引先の支店開設の祝い状
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第7問
次は秘書A子が、上司の代理で取引先の葬儀に参列したときに行ったことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
会葬者名簿に記帳するとき、上司の名前を書き、下に小さく (代) と書いた。
受付では、「このたびは、ご慈傷さまでございました」とお悔やみの言葉を述べた。
会葬者名簿に記帳したあとで、上司の来られなかった理由を受付の人に説明した。
上司と親しい顔見知りの人に出会ったので、代理で来たと話し、焼香の順番を待った。
上司の名前を書いた香典を受付へ出し、「ご霊前にお供えください」と言った。
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第8問
秘書Ａ子は、会社の創立30周年記念パーティーで来賓受付を担当することになった。このような場合のＡ子の服装について、次の中から適当と思われるものを選べ。
会社行事といってもパーティーなのだから、ふだんより少し改まったスーツがよい。
会社のパーティーの来賓受付なのだから、来賓に敬意を表す意味で黒のワンピースがよい。
会社行事ではあるがパーティーなのだから、華やかなワンピースがよい。
パーティーといっても会社行事なのだから、ふだんと同じ服装がよい。
パーティーの受付係なのだから、動きやすいパンツスーツがよい。
秘書検定２級 の 10門
第9問
文書をフォルダーで整理する場合、原則としてフォルダーにとじない。次はとじないことの利点を述べたものである。中から不適当と思われるものを選べ。
フォルダー内のどこにでも文書を入れられる。
文書に穴を開けなくてよい。
不要になった文書を捨てやすい。
とじ具をつけないのでフォルダーがかさばらない。
文書の出し入れがしやすい。
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第10問
秘書Ａ子は上司から、社員研修の講師へ出講依頼状を郵送するように指示されて送ったあと、会場案内図を入れ忘れたことに気がついた。このような場合、どのように対処すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
会場案内図に、前に送った出講依頼状に入れ忘れたと書いたメモを添えて郵送する。
電話で、前に送った出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたとわびて、すぐに郵送する。
電話で、郵送した出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたのでと言って、行き方を説明する。
電話で、出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたとわびて会場を説明し、別に案内図を送ると言って郵送する。
ファックスで、送信状に出講依頼状に入れ忘れたと書いて会場案内図とともに送信する。
