秘書検定２級 の 10門
第1問
次は秘書Ａ子が、客にお茶を出すときに行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
お茶を入れ替えるときは、前に出したものは茶たくごと下げて、全部新しくして出している。
テーブルの上に書類が広がっている場合は、「失礼します」と言って書類を端に寄せてから出している。
上司には緑茶でも、コーヒーが好きだと分かっている客にはコーヒーを出している。
客を待たせたあと上司が応接室に入ったら、上司ともに改めて客にお茶を出すが、そのときも客に先に出し、上司はあとにしている。
客の前にお茶を置くときは小声で「どうぞ」と言っているが、話し中のときは黙礼をして出している。
秘書検定２級 の 10門
第2問
次は、用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
インフォメーション ━━ 情報
プロモーション ━━ 特長
コンディション ━━ 状態
オペレーション ━━ 操作
インストラクション ━━ 指導
秘書検定２級 の 10門
第3問
次は、出版物に関する用語とその説明の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
紀要 ＝ 大学や学会・研究所などの研究論文集のこと。
官報 ＝ 政府が発行する、法令など国民に知らせるべきことを掲載した新聞のこと。
白書 ＝ 政府が発行する、各界の実情と展望を述べた報告書のこと。
会社四季報 ＝ 上場企業の株価や業績・所在地などの情報を記した出版物のこと。
公報 ＝ 企業が決算の結果などを一般に知らせるための報告書のこと。
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第4問
秘書Ａ子は上司の湯飲み茶わんを洗っているとき、手を滑らせて割ってしまった。このような場合、Ａ子は上司に謝ったあとどのように言えばよいか。中から適当と思われるものを選べ。
「今から買いに行きますが、簡単には割れない厚めの物にしてもよろしいでしょうか」
「湯飲み茶わんですので、ご自分のお好きな物を選んできていただけますでしょうか」
「新しい物を買いに行きますが、今度は前の物と違う絵柄にしてみましょうか」
「同じ物を探してまいりますので、数日お時間を頂くことになってもよろしいでしょうか」
「今から買いに行きたいと思いますが、同じ物がなかったらいかがいたしましょうか」
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第5問
次は秘書Ａ子が、上司の出張の準備をしたとき行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
上司が宿泊を希望するホテルが満室だったので、近くの同じランクのホテルを仮予約したことを上司に報告した。
上司の希望する復路の航空便は、その日はすべて満室だったので、翌日の同じ時刻で取ってあると上司に報告した。
用意できたチケットと仮出金は、上司に渡すのは出発の前日でもよいので、それまで自分が預かっていた。
仮出金を経理課に申請するとき、かさばることになるが、千円札も入れておいてもらいたいと言った。
持っていく資料が多そうだったので、いまそろっているものだけでも宅配便でホテルへ送っておこうかと上司に尋ねた。
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第6問
次の場合の適当な用語を、次の4つ中から1つを選びなさい。
世話になった人に渡す心づけ
御見舞
御祝儀
御餞別
御布施
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第7問
秘書Ａ子は上司（常務）から、「明日の３時に営業部長と打ち合わせをすることになった」と言われていた。そのようなおり、営業部長秘書が別件で書類を持ってきたので、ついでに明日のことを確認すると「何も聞いていないし、営業部長には３時に来客の予定が入っている」とのことである。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
上司に「営業部長秘書が、営業部長には明日の３時に来客の予定が入っていると言っている。打ち合わせの時間を変更しようか」と尋ねる。
上司に「営業部長秘書が、明日の３時の営業部長との打ち合わせの件は何も聞いていないと言っている。常務から確認してもらえないか」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、来客の予定は変更してもらいたい」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、営業部長に確認してもらえないか」と言う。
営業部長に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたが、その時刻には別の予定が入っているらしいがよいのか」と尋ねる。
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第8問
秘書Ａ子は上司（経理部長）の外出中、営業部長から「経理部長に至急、確認したいことがある」と言われた。上司は、「個人的な用で銀行に行く。そう遅くはならないと思う」と言って出掛けていた。このような場合、Ａ子は営業部長にどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司は個人的な用で銀行に行くと言って外出した、戻ったら連絡するがそれでよいかと言う。
上司は出掛けているが、そう遅くならないと言っていたので、戻ったら連絡すると言う。
遅くならないということだったが、出先の状況次第で分からない、どうするかと尋ねる。
上司はちょっと外出すると言って出掛けている、そう遅くはならないそうだが、どうするかと尋ねる。
至急ということなら、経理課長に尋ねてみてもらえないか、上司が戻ったら伝えておくと言う。
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第9問
秘書Ａ子の上司（営業部長）は、「ちょっと近くの本屋へ行ってくるが、すぐ戻る」と言って出掛けている。そこへ常務から、「Ｓ社との契約の件で聞きたいことがあるので、契約書を持ってすぐに来てもらいたい」と連絡があった。次は、このことに対してＡ子が順に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
常務に、上司は近くの本屋へ行っているが、すぐに戻る予定と伝えた。
Ｓ社との契約のどのようなことか、代わりに話を聞いて上司に伝えようかと尋ねた。
上司が戻ってからでよいということだったが、契約書は手元にあるので、先に持っていっておこうかと尋ねた。
それでは先に持ってきてもらいたいということだったので、すぐに持っていった。
常務秘書に、今日のこれからの常務のスケジュールを聞いておいた。
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第10問
次は秘書Ａ子が、話の聞き方として勉強したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
話に賛成できないものがあっても、聞くときは、否定的な態度をとらず黙って聞くようにすること。
話の内容は、言葉からだけでなく話している人の表情や態度からも理解するようにすること。
話の切れ目には、「それで」というような相づちを入れて、相手が話を進めやすいようにすること。
以前聞いたことのある話の場合は、前にも聞いた話だが、それでもよいのかと確認して聞くようにする。
分からないことがあっても、話の途中では質問せず、一区切りついてから質問するようにすること。
