秘書検定２級 の 10門
第1問
次は、秘書Ａ子が最近行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
上司から、名刺を注文するようにと言われたとき、今までの名刺には会社のホームページアドレスが入っていないので、入れておくがよいかと尋ねた。
上司から、出しておくように言われた個人あての返信はがきのあて名が、「行」のままだったので「様」に直して出した。
上司の外出中に取引先の部長から受けた上司あての電話は、またかけるとのことだったので、帰社した上司に話さなかった。
上司から、Ｒ社のＴ氏の役職は何であるかと尋ねられたので、名刺整理箱から名刺を出し、書かれてある役職名を言った。
取引先Ｄ社から歳暮の品が贈られてきたので、上司に報告し礼状はいつものようにＡ子が書いて出しておくと言った。
秘書検定２級 の 10門
第2問
次は秘書A子が、上司の代理で取引先の葬儀に参列したときに行ったことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
会葬者名簿に記帳するとき、上司の名前を書き、下に小さく (代) と書いた。
受付では、「このたびは、ご慈傷さまでございました」とお悔やみの言葉を述べた。
会葬者名簿に記帳したあとで、上司の来られなかった理由を受付の人に説明した。
上司と親しい顔見知りの人に出会ったので、代理で来たと話し、焼香の順番を待った。
上司の名前を書いた香典を受付へ出し、「ご霊前にお供えください」と言った。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子は上司から、社員研修の講師へ出講依頼状を郵送するように指示されて送ったあと、会場案内図を入れ忘れたことに気がついた。このような場合、どのように対処すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
会場案内図に、前に送った出講依頼状に入れ忘れたと書いたメモを添えて郵送する。
電話で、前に送った出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたとわびて、すぐに郵送する。
電話で、郵送した出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたのでと言って、行き方を説明する。
電話で、出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたとわびて会場を説明し、別に案内図を送ると言って郵送する。
ファックスで、送信状に出講依頼状に入れ忘れたと書いて会場案内図とともに送信する。
秘書検定２級 の 10門
第4問
秘書Ａ子が外出先から戻ってくると、上司（山田部長）は、下のようなメモを残して外出していた。次は、このメモに基づいてＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
【語句】Ａ子さんへ
１．Ｌ社の田中部長に急用で会いに行く。
２．明日、急に大阪支店へ日帰り出張することになった。いつもの新幹線の手配を頼む。
３．明日のＭ社との面談は延期してもらいたい。
６月23日 PM2:00山田
Ｌ社の田中部長の秘書に電話をして、急用の内容と面談の所要時間を尋ねた。
Ｍ社に電話をして、明日の面談を延期してもらいたいとわび、次の都合のよい日時を尋ねた。
出張旅費の仮払いを受け、いつもの新幹線の手配をした。
大阪支店に上司の新幹線の到着時刻を伝えた。
社内の関係者に上司の出張のことを連絡した。
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第5問
次は、日程管理についての説明である。中から不適当と思われるものを選びなさい。
上司の個人的な行動を日程表に記入するときは、記号を使うとよい。
社内の関係部門に配る予定表には、上司の個人的なことは書かないほうがよい。
日程表を訂正するときは、鉛筆で線を引いて消し、訂正したほうがよい。
週間予定表は、月から金曜日の9時から17時までの就業時間内の記入ができればよい。
年間予定表は、会社の年間の主要行事を記入しておくとよい。
秘書検定２級 の 10門
第6問
秘書Ａ子は上司（部長）が外出中、取引先のＫ氏から「上司の自宅の住所を教えてもらいたい」との電話を受けた。個人的なことで上司の世話になったのでお礼の品を贈りたいのだという。Ａ子の会社では原則として、自宅住所は社外の人には知らせていない。このような場合Ａ子はＫ氏に、上司は外出していると言ってからどのように対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
「原則として自宅住所は教えないことになっているので、ほかに言わないようにしてもらいたい」と念を押して教える。
「自分から自宅の住所を教えることは出来ない、上司が戻ったら連絡させるので直接聞いてもらいたい」と言う。
「申し訳ないが会社の決まりで自宅住所は教えられない、お礼の品なら会社に送ってもらいたい」と言う。
Ｋ氏が自宅住所を聞く理由が分かっているので、上司の了承を得て知らせることにし、「後ほど連絡させてもらう」と言う。
上司の帰社予定時刻を教え、「教えてよいかを上司に確認しておくので、そのころ改めて電話をもらえないか」と言う。
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第7問
次はY部長の秘書A子の言葉づかいは正しいでしょうか？
Y部長の奥様に、
「部長は、ただいまお出かけになっています。」
秘書検定２級 の 10門
第8問
次は秘書Ａ子が、上司（部長）の出張中に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
本部長が、今日中に部長に直接確認したいことがあるとのことだったので、宿泊先ホテルの電話番号を教えた。
取引先の営業所長が転勤のあいさつに来訪したので、上司は出張中であると伝えて課長に取り次いだ。
課員の家族が亡くなり通夜が今日だと連絡があったので、参列する人に届けてもらえるよう、前例に従って上司名の香典を用意した。
新聞社から新製品についての取材申し込みがあったので、希望の日時を尋ね、上司に確認してから返事をすると答えた。
上司の友人と名乗る人が不意に訪れたので、上司の出社予定日を教え、その日に改めて来てもらいたいと言った。
秘書検定２級 の 10門
第9問
秘書Ａ子は上司（人事部長）から、「営業部のＳ係長を知っているか。営業成績が抜群の好人物だと営業部長は言っていたが」と尋ねられた。Ａ子はＳ係長と直接話しをしたことはないが、同僚から「Ｓ係長は裏表があって信用できない」と聞いたことがある。このような場合、Ａ子は上司にどのように対応したらよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
営業成績はともかく、好人物かどうかは営業部員に確かめたほうがよいと言う。
なぜＳ係長のことを尋ねるのか、その理由によっては調べてみると言う。
Ｓ係長とは面識はないが、よくないといううわさを聞いていると言う。
Ｓ係長とは直接話しをしたことがないので、どういう人かよく分からないと言う。
Ｓ係長に対しての営業部長の評価は、同僚から聞いている話と違うと言う。
秘書検定２級 の 10門
第10問
秘書Ａ子は上司の出張中に、上司の部屋の整備をすることにした。次は整備するに当たって、上司に言ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
上司のロッカー内に不要の物があれば、分かるようにしておいてもらえないか。
部屋の雰囲気を変えるため、観葉植物の種類を今と違う物にしようと思うが、よいか。
壁に掛けてある絵を、季節に合わせて昨年と同じ物に替えてもよいか。
上司の机を少しずらせばじゅうたんのしみが隠れるので、動かしてもよいか。
書棚を整理したいので、廃棄してよい古い雑誌を出してまとめておいてもらえないか。
