秘書検定３級 の 10問
第1問
次の、話し方・聞き方の心得について述べたものは適当でしょうか？
話をするときは落ち着いた印象が必要なので、ジェスチャーはしない方がよい。
秘書検定３級 の 10問
第2問
次の「後輩に注意するときや注意したあとに心がけていること」は適当でしょうか？
注意したときは、そのときだけで終わりにせず、それが改善されたかを観察するようにしている。
秘書検定３級 の 10問
第3問
次は秘書Ａ子の役割について述べたものである。次の中から適当なものを選びなさい。
会社の業績をあげること。
経営管理をすること。
上司の期待に応えること。
企業の要求に応えること。
ライン部門の仕事を受け持つこと。
秘書検定３級 の 10問
第4問
秘書のAさんは、上司から返信はがきの投函を頼まれた。は がきを見ると私的な集まりへの出席通知だった。上司の日 程表にはこの会合への出席の件は記入されていない。この 場合、Aさんはどのように処置すればよいか。次の中から適 当と思われるものを一つ選び答えよ。
上司の私信を見たことになるので、はがきの内容には知らぬふりをする。
上司の私的な予定は日程表に記入せず、秘書自身が覚えておくようにする。
上司の仕事には直接関係のない私的な会合だが、日程表に記入する。
日程表をチェックし、当日の欄に記入する。
上司にこの会合について質問をし、上司の許可があれば日程表に記入する。
秘書検定３級 の 10問
第5問
次は秘書Ａ子が後輩を指導した内容である。中から不適当と思われるものを選びなさい。
秘書は特別な存在と見られやすく孤立しがちなため周囲との交流を心がける。
会社を取り巻く状況について認識するため、業界紙に目を通す。
仕事を積極的に覚えるため、上司の指示の範囲外のこともやってみるようにする。
人と接することが多い職種のため、言葉づかいや身だしなみには人一倍気をつかうようにする。
上司の補佐役となるため、上司の仕事の内容や人柄について知るように努める。
秘書検定３級 の 10問
第6問
次は秘書Ａ子が、話の聞き方として勉強したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
話に賛成できないものがあっても、聞くときは、否定的な態度をとらず黙って聞くようにすること。
話の切れ目には、「それで」というような相づちを入れて、相手が話を進めやすいようにすること。
話の内容は、言葉からだけでなく話している人の表情や態度からも理解するようにすること。
以前聞いたことのある話の場合は、前にも聞いた話だが、それでもよいのかと確認して聞くようにする。
分からないことがあっても、話の途中では質問せず、一区切りついてから質問するようにすること。
秘書検定３級 の 10問
第7問
次は、秘書Ａ子の「秘」扱いの文書の取り扱い方であるが、5つの中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
保管するときは、紛失の場合も考慮して、原本と一緒にコピーも１部保管している。
配付したコピーを回収するときは、回収後、コピーした数と照合してからゴミ箱に廃棄している。
コピーをとっていて、ミスコピーしたものは、責任を持って保管している。
コピーするときは、自分の控えとして１部余分に取っている。
コピーをとったら、原本はすみやかに保管場所に戻すようにしている。
秘書検定３級 の 10問
第8問
次の電話をかけるときの心得について述べたものの中から不適当なものを選びなさい。
電話をかけるときは、いきなり用件に入らず、まず相手の状況を確認する。
電話がかかってきて取り次ぐとき、相手を待たせるようなら、待ってもらえるかどうかたずねる。
電話をかけるときは、相手の会社名、在否を確認してから自分の名前を告げる。
電話がかかってきたらすぐに受話器をとり「～～でございます」と自分から名乗る。
電話をかけたが相手が不在のとき、伝言を頼む場合は受けた人の名前を聞いておく。
秘書検定３級 の 10問
第9問
次のバーチカル・ファイリングの説明は適当でしょうか？
フォルダーに折らないと入らない書類は、文字が書いてある面を内側にして折る。
秘書検定３級 の 10問
第10問
次は、社内通信文書の書き方について述べたものである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
あいさつなどは省き、「以上」を忘れずに書くようにする。
担当者名を入れるときは、内線番号も入れるのが良い。
横書きの場合は、数字はアラビア数字に統一するのが良い。
発信者名や受信者名には、原則として職名を使うようにする。
わかりやすくするためには、できるだけ箇条書きで書くのがよい。
