秘書検定２級 の 10門
第1問
次は、ファイル用器具と、その説明の組み合わせである。 中から不適当と思われるものを選びなさい。
【フォルダーラベル】 ＝ タイトルを書いてフォルダーの山に貼る紙
【ガイド】 ＝ 収納してあるフォルダーの見出しの一覧表
【デスクトレイ】 ＝ 書類を一時的に入れ、机上に置く箱
【ハンギングフォルダー】 ＝ 専用の枠にぶら下げて使用するフォルダー
【キャビネット】 ＝ パーチカル・ファイリング・キャビネット
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子は上司から、「今夜、取引先の人２名を食事に招待することになった、帰りのハイヤーの手配をしてもらいたい」と言われた。上司はタクシーで帰るという。そこでＡ子は上司に、次のことを確認した。中から不適当と思われるものを選べ。
どこに配車すればよいか。
どこまで送ってもらえばよいか。
ハイヤー会社の希望はあるか。
何時ごろ配車すればよいか。
何台手配すればよいか。
秘書検定２級 の 10門
第3問
次は、用語とその意味の説明ですが、5つの中から不適当と思われるものを1つ選びなさい。
ペンディング ＝ 決定的なこと
フレキシブル ＝ 柔軟なこと
シンキング ＝ 考えること
バラエティー ＝ 多様性があること
オールマイティー ＝ 万能であること
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第4問
次は、日程管理についての説明である。中から不適当と思われるものを選びなさい。
上司の個人的な行動を日程表に記入するときは、記号を使うとよい。
社内の関係部門に配る予定表には、上司の個人的なことは書かないほうがよい。
日程表を訂正するときは、鉛筆で線を引いて消し、訂正したほうがよい。
週間予定表は、月から金曜日の9時から17時までの就業時間内の記入ができればよい。
年間予定表は、会社の年間の主要行事を記入しておくとよい。
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第5問
秘書Ａ子の上司（部長）は、近ごろ外出や会議で忙しく自分の席にいる時間が少ない。そのため決裁が滞りがちで、部下から苦情が出ている。このような場合、Ａ子はどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司に、決裁書類に目を通すための時間が取れるように、スケジュールを調整してよいか尋ねる。
上司に、部下からの苦情のことを話し、どのようにすればよいか指示を得る。
部下に、決裁書類はなるべく余裕を持って提出してもらうようにお願いしておく。
部下に、自分からは上司にそのようなことを言えないので、直接言ってもらえないかと言う。
少しの空き時間にでも目を通してもらうように、小まめに決裁書類を届けるように心掛ける。
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第6問
次は、それぞれ関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
金利 ━━ 確定申告
給与 ━━ 源泉徴収
小切手 ━━ 当座預金
約束手形 ━━ 支払期日
ギフト券 ━━ 有価証券
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第7問
秘書Ａ子は上司（営業部長）から、「取引先の社長の子息の結婚披露宴に招かれた。スピーチも頼まれたので草案を作ってもらいたい」と言われた。その子息は取引先の営業課長で、上司は取引関係からの出席である。次は、Ａ子が考えた草案の骨子である。中から不適当と思われるものを選べ。
祝いの席であり食事の場でもあるから、明るく楽しいスピーチになるようにする。
子息側でのスピーチであるが、新婦側のことを知っている人から聞いて、そのよいところにも触れるようにする。
子息の日ごろの仕事ぶりのよさを探して、なるべく褒め言葉を入れるようにする。
取引先として出席するのだから、自分の会社の業務内容や業績なども紹介するようにする。
取引先との関係や、世話になっている日ごろの礼を含めるようにする。
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第8問
秘書Ａ子は新しくついた上司から、「前の上司はどのような人だったのか」と尋ねられた。次は、このときＡ子が話したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
前上司に対して望んだこと。
周りの人がしていたよいうわさ。
生活態度に関すること。
嗜好品に関すること。
仕事のしかた。
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第9問
秘書Ａ子は同僚Ｂ子から、秘書は気遣いが大切と言われるが、Ａ子は上司にどのように気を遣っているかと尋ねられた。次はそのときのＡ子がＢ子に話したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
スケジュール確認のとき疲れていそうな感じだったら、「お疲れでしたらご無理なさらずお休みくださいませ」と言っている。
いつもその日の天気予報を確認しておき、上司が外出するときは、天気の具合によっては天気予報のことを話している。
上司が飲むお茶は緑茶が多いが、外出から帰ってきたときなどは、緑茶でよろしいでしょうかと尋ねている。
上司に報告することがあるが仕事が忙しそうなときは、「お声をかけてください」と言って待つようにしている。
上司は食後にいつも薬を飲むが、そのとき出す水には少しお湯を入れてぬるくし、飲みやすくして出している。
秘書検定２級 の 10門
第10問
次は秘書A子が、上司の代理で告別式 (仏式) に参列したときに行ったことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
受付でふくさから香典を出して渡すとき、小声で「このたびはご慈傷さまでした」言った。
会葬者芳名録には上司の名前を書き、その横にA子の名前を並べて書いて、その下に (代) と書いた。
洋服は黒色のワンピースにし、アクセサリーは真珠のネックレスで一連のものに した。
焼香を済ませたあと、しばらく式場にいたが、出棺を待たずに帰社した。
参列者や告別式の状況を、帰社して上司に報告できるように観察し、記憶にとどめた。
