秘書検定２級の問題「10門」│問題集.jp

秘書検定２級の 10門

第1問

秘書Ａ子は上司の出張中に、上司の部屋の整備をすることにした。次は整備するに当たって、上司に言ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

上司のロッカー内に不要の物があれば、分かるようにしておいてもらえないか。部屋の雰囲気を変えるため、観葉植物の種類を今と違う物にしようと思うが、よいか。壁に掛けてある絵を、季節に合わせて昨年と同じ物に替えてもよいか。上司の机を少しずらせばじゅうたんのしみが隠れるので、動かしてもよいか。書棚を整理したいので、廃棄してよい古い雑誌を出してまとめておいてもらえないか。

秘書検定２級の 10門

第2問

秘書Ａ子は上司から、商品券を送ってもらいたいと言われ、あて先の書かれたメモと商品券を渡された。この場合、どのような郵送方法がよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。

秘書検定２級の 10門

第3問

次は秘書Ａ子が、上司に報告するとき行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。

報告することが幾つかあるときは、急ぐと思われるものや重要と思われるものから先にしている。時間が長くかかりそうな報告のときは、かかるおおよその時間を告げてから報告している。数字が多いとき、数字の部分は口頭だけでなく図やグラフで補足して報告している。内容が複雑で分かってもらえそうもないときは、上司から質問してもらうようにしている。結果だけを報告するようにしているが、内容によっては上司に尋ねて、経過も報告している。

秘書検定２級の 10門

第4問

次の場合の適当な用語を、次の5つ中から1つを選びなさい。

お別れや旅立ちに際して、金品を贈る場合

御見舞御祝儀御餞別御布施

秘書検定２級の 10門

第5問

次は秘書Ａ子が、上司から指示されて現金を包んだときに書いた上書きである。中から不適当と思われるものを選べ。

入院した取引先の人への見舞いに、「祈御全快」結婚退職する女性社員への祝いに、「寿」社員研修をしてもらった講師への礼に、「金一封」取引先の新社屋披露パーティーに持っていく祝いに、「御祝」家を建てた上司の知人への祝いに、「祝御新築」

秘書検定２級の 10門

第6問

秘書Ａ子は二人の上司（Ｆ部長・Ｔ部長）についているので、同時に仕事を指示されることがある。今日もＦ部長からの指示で急ぎの資料作成をしているとＴ部長から、明後日Ｈ社を訪問したいので、都合を聞いてもらいたいと言われた。このような場合Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。

すぐにＨ社へ都合を尋ねるが、Ｆ部長からの仕事中なので、このことをＦ部長に話しておいてもらいたいと言う。先に指示されたのはＦ部長からの資料作成なので、資料作成をし終わったらＨ社へ都合を尋ねる。Ｆ部長の資料作成は時間がかかりそうなので、このことをＴ部長に話して、すぐでないとだめかと確かめる。Ｈ社へ都合を尋ねるのは時間がかからないだろうから、資料作成を中断して訪問の予約を先に取ってしまう。Ｔ部長に、今はＦ部長の仕事をしているので、仕事を中断して都合を聞くようにとはっきり指示してもらいたいと言う。

秘書検定２級の 10門

第7問

次は山田部長秘書Ａ子の、来客に対する言葉遣いである。中から適当と思われるものを選べ。

「山田が、お断りするようにとおっしゃっておりましたが」「かしこまりました。ご伝言は、山田へ間違いなく申し伝えます」「こちらの書類をお渡しするようにと、山田から伺っておりますが」「私には分かりかねますので、後ほど山田からお返事していただきます」「お差し支えなければ、山田の代わりにご用件を賜らせていただきますが」

秘書検定２級の 10門

第8問

秘書Ａ子の上司（部長）は２時半に終わる予定の会議に出ていて、現在３時だが何の連絡もなくまだ戻っていない。そこへ課長が、３時に来るように言われたと言ってやって来た。また、３時半に面談予定の取引先のＳ氏も、早く着いたと言って来た。このようなことにＡ子は、どう対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。

課長とＳ氏にそのまま待ってもらい、会議中の上司に、課長とＳ氏が待っていると伝えるメモを入れて、指示を仰ぐ。課長に、Ｓ氏を先にしてもらいたいと頼み、Ｓ氏を上司の部屋に通して、そのことを会議中の上司にメモで伝える。課長に、Ｓ氏を先にしてもらいたいと頼み、Ｓ氏を上司の部屋に通して、上司が戻るのを待つ。Ｓ氏に、約束の３時半まで応接室で待ってもらいたいと頼み、課長を上司の部屋に通して、上司が戻るのを待つ。Ｓ氏に、約束の３時半まで応接室で待ってもらいたいと頼み、課長を上司の部屋に通して、そのことを会議中の上司にメモで伝える。

秘書検定２級の 10門

第9問

秘書A子は、上司のスケジュールを管理する上で次のことを心がけている。中から不適当と思われるものを選びなさい。

スケジュールの変更があったら、そのつど上司に確認し、新しいスケジュール表を作成し直している。来客との面談が長引いているときは、面談中でも次の予定のメモを入れて知らせるように心がけている。上司が出先で決めてきた予定をA子に伝え忘れてしまわないように、翌日分の予定を必ず前日の退社時にA子のほうから確認している。予定を変更しなければならないときは、できるだけ早めに調整して、相手と連絡を取り合っている。上司の行動日程は、関係各部署にコピーを配付しているが、詳細についての記入は避けるようにしている。

秘書検定２級の 10門

第10問

次は秘書Ａ子が、上司の出張の準備をしたとき行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

上司が宿泊を希望するホテルが満室だったので、近くの同じランクのホテルを仮予約したことを上司に報告した。上司の希望する復路の航空便は、その日はすべて満室だったので、翌日の同じ時刻で取ってあると上司に報告した。用意できたチケットと仮出金は、上司に渡すのは出発の前日でもよいので、それまで自分が預かっていた。仮出金を経理課に申請するとき、かさばることになるが、千円札も入れておいてもらいたいと言った。持っていく資料が多そうだったので、いまそろっているものだけでも宅配便でホテルへ送っておこうかと上司に尋ねた。