秘書検定２級 の 10門
第1問
次は秘書A子が、上司の代理で告別式 (仏式) に参列したときに行ったことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
受付でふくさから香典を出して渡すとき、小声で「このたびはご慈傷さまでした」言った。
会葬者芳名録には上司の名前を書き、その横にA子の名前を並べて書いて、その下に (代) と書いた。
洋服は黒色のワンピースにし、アクセサリーは真珠のネックレスで一連のものに した。
焼香を済ませたあと、しばらく式場にいたが、出棺を待たずに帰社した。
参列者や告別式の状況を、帰社して上司に報告できるように観察し、記憶にとどめた。
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子が新しくついた上司（Ｓ部長）は気さくな人だが、話が長い。ある日、Ａ子は前任の先輩秘書Ｃ子から、「Ｓ部長は話が長いから大変でしょう」と言われた。このような場合、Ａ子はＣ子にどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
「確かに話は長いが、適当に聞くようにしているので気にならない」と言う。
「話は長いが気さくな人なので、あまり気にならない」と言う。
「Ｓ部長のことを理解するのに役立っているから、むしろ助かっている」と言う。
「気さくだから話が長くなるので、しかたがないことだと思っている」と言う。
「あまり話をせず、どのような人か分からないよりいいと思っている」と言う。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子の上司（部長）はのんびりタイプである。部下の課長はせかせかタイプのため、Ａ子は性格の違う２人の間で特に気遣いをすることがある。次はその例である。中から不適当と思われるものを選べ。
課長から、部長が戻ったら知らせてくれないかと言われていたので、部長が戻ったときすぐに、部長が戻ったと連絡した。
課長が、すぐに部長の承認がほしいと言って持ってきた書類に、今日中ということではだめかと確かめた。
取引先へ部長と課長が一緒に出向くことになったとき、出掛ける時刻が近づいたので部長に声をかけ、そのあとで課長に声をかけた。
部内会議の日時を皆に知らせたとき、課長に、会議終了予定時刻のすぐあとには面談などの予定は入れないほうがよいと言った。
部長に目を通してもらって明後日までに決裁してもらいたい、という書類を課長から預かったとき、部長には明日中にと言った。
秘書検定２級 の 10門
第4問
秘書Ａ子は専務との打ち合わせから戻った常務から、「しばらくの間考えごとをしたいので、電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときにＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
常務はいるかと尋ねてきた常務の親友に、いると言わずに「常務の都合を聞いてみる」と言った。
常務につないでほしいと内線電話をかけてきた専務に、先ほどの打ち合わせの続きかを確認してからつないだ。
常務に相談したいことがあるが都合はどうかというＹ部長に、「すぐは無理なので、あとで確認して連絡する」と言った。
常務に確認したいことがあるという外部からの電話に、「会議中なので、あとで連絡させてもらう」と言った。
常務に今呼ばれたと言ってやってきたＫ部長に、どうぞと言って常務室に入ってもらった。
秘書検定２級 の 10門
第5問
次は、文書の名称とその説明の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
趣意書 ＝ そのことの目的や、考え方を述べた文書。
稟議書 ＝ 作成した案を関係者や上司に回して、決裁を受けるための文書。
委任状 ＝ 委員会の委員に任命するときに渡す文書。
覚書 ＝ 当事者が、契約・合意事項確認のために取り交わす文書。
念書 ＝ 後日の証拠として、念のために書いて相手に渡す文書。
秘書検定２級 の 10門
第6問
秘書Ａ子の上司は、外部から参加者を招いて昼食を挟んだ会議を行った。次はこのとき、Ａ子が、昼食の出し方として新人に教えたことである。中から不適当と思われるものを選べ。
お茶 ━━ 茶たくにのせて、弁当の左に置く。
ビニール袋に入ったおしぼり ━━ 割りばしの手前に置く。
吸い物 ━━ ふたをしたまま、弁当の右上に置く。
袋に入った割りばし ━━ 持つほうを右にして、弁当の手前に置く。
幕の内弁当 ━━ ふたをしたまま、ご飯が手前になるように置く
秘書検定２級 の 10門
第7問
次は秘書Ａ子が、上司から指示されて現金を包んだときに書いた上書きである。中から不適当と思われるものを選べ。
入院した取引先の人への見舞いに、「祈御全快」
結婚退職する女性社員への祝いに、「寿」
社員研修をしてもらった講師への礼に、「金一封」
取引先の新社屋披露パーティーに持っていく祝いに、「御祝」
家を建てた上司の知人への祝いに、「祝御新築」
秘書検定２級 の 10門
第8問
次は、部長秘書Ａ子が受信したメールに対して返信した内容である。中から不適当と思われるものを選べ。
あて先は上司になっているが、内容は他部署の部長あてと思われるメールに、「上司と他部署の部長を間違えて送ったのではないか、削除してよいか」
今晩、Ａ子の上司と食事がしたいので都合を教えてもらいたいというＹ部長に、「仕事の予定は入っていないが、夜のことは自分にも分からないので、上司に直接メールしてもらえないか」
部長会議の都合のよい日時を聞きたいというメールに、「上司は外出していて今日は戻らないので、明日確認してからメールする」
Ａ子の上司にメールで確認中のものが幾つかあるのだが返事がない、という課長に、「急ぐものは、写しを自分に送ってもらえれば、様子を見ながら上司に確認して返事する」
Ａ子の上司にメールを送ったが、見ていないようだという常務秘書に、「上司は出張している、自分あてにそのメールを送ってもらえれば上司に取り次ぐ」
秘書検定２級 の 10門
第9問
次の場合の適当な用語を、次の4つ中から1つを選びなさい。
世話になった人に渡す心づけ
御見舞
御祝儀
御餞別
御布施
秘書検定２級 の 10門
第10問
秘書Ａ子は、学生時代の後輩Ｂ子から相談を受けた。Ｙ社に就職し秘書課に配属されたが、そこではほとんどの人がセーターなどの服装で仕事をしている。自分は学校で教えられたとおりスーツで出勤しているが、このままでよいのだろうかというものである。このような場合Ａ子は、どのようにアドバイスすればよいと思うか。中から適当と思われるものを選べ。
服装は個人の自由なのだから、気にしなくてよいのではないか。
上司に、スーツでなくセーターでよいのかと確かめてみたらどうか。
必要に合わせて着ていると思われるので、少し様子を見たらどうか。
仕事はきちんとしていれば、服装はどちらでもよいのではないか。
同僚に、なぜ、皆セーターで仕事をしているのか尋ねてみたらどうか。
