秘書検定２級の問題「10門」│問題集.jp

秘書検定２級の 10門

第1問

秘書Ａ子の上司（部長）は、ちょっと疲れたので次の予定まで休んでくると言って、医務室にいる。次はＡ子が、このときにあった電話や来客に対して行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

急いで相談したいことがあると言ってきた課長に、上司は医務室で休んでいるが、どうするかと言った。上司の家族からの電話に、すぐに折り返し電話するように伝えると答えた。直接話がしたいという取引先からの電話に、上司は席を外しているので後ほど連絡をさせてもらいたいと頼み、都合のよい時間を尋ねた。不意に訪れた上司の友人に、上司は医務室で休んでいるので、自分が用件を聞いて上司に伝えると言った。不意に訪れた取引先の部長に、上司は席を外しているので、代わりに課長が対応するのではどうかと尋ねた。

秘書検定２級の 10門

第2問

秘書A子は、取引先の会社の社長が逝去されたとの連絡を受けた。次はこのような場合に相手から聞いておべき事柄である。中から不適当と思われるものを選びなさい。

秘書検定２級の 10門

第3問

秘書Ａ子は上司（営業部長）から、出張することになったので準備をしてもらいたいと言われた。次は、そのときＡ子が上司に確認したことである。中から不適当と思われるものを選べ。

出張先での面談の回数と目的出張先と同行者の有無出発の日にちと出張期間仮払いの金額希望の交通機関と宿泊ホテル

秘書検定２級の 10門

第4問

秘書Ａ子の後輩Ｂ子は、社内外の連絡をほとんど電子メールで行っている。しかし、効率を考えると電話のほうがよいと思われることがあるので、Ａ子はＢ子に電子メールだけの連絡を見直すようにと言うことにした。次は、Ａ子がＢ子に言ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

急ぐ用件を伝えるときは、メールで送っておくだけではすぐに見てもらえないことがあるので、電話のほうがよいのではないか。会合などの日程調整は、相手の都合が画面上で確認できるから、メールのほうがよいかもしれない。簡単な連絡や予定の変更連絡などは、そのことだけ伝わればよいので、メールのほうがよいかもしれない。苦情などへ対応するときには、こちらの事情を事務的に伝えられるので、メールで説明したほうがよいかもしれない。複雑な内容の説明は、相手の理解度に合わせた対応ができるから、電話のほうがよいのではないか。

秘書検定２級の 10門

第5問

秘書Ａ子は上司から、「社内で使用している事務用品・備品の年間予算を知りたい」と言われた。このような場合、Ａ子は次のどの部署に問い合わせればよいか。中から適当と思われるものを選べ。

秘書検定２級の 10門

第6問

秘書Ａ子の上司が最近パソコンを始めた。上司はパソコンを操作していて分からないところをすぐＡ子に質問する。次はこのようなときのＡ子の対応である。中から不適当と思われるものを選べ。

会議の出欠の返事をメールでしたいので操作を教えてほしい、と言われて、「急ぐのなら、今自分が操作して返信し、あとで操作のしかたを書いたメモを渡すがどうか」と言った。画面が動かなくなったと言われたが、Ａ子は手の離せない仕事をしていたので、「自分よりＢ子のほうがパソコンに詳しいので、Ｂ子にお願いしてもよいか」と言った。操作に間違いはないかしばらく見ていてほしい、と言われて、「すまないが、隣にいすを持ってきて座って見ていてもよいか」と言った。以前に説明したことを再び質問されて、「この操作は複雑なので、説明したことをメモしながら進めていきたい、時間がかかってもよいか」と言った。今日は時間があるので今から操作の練習をする、と言われて、「練習に専念できるように、来客や電話があったら、外出中ということにしておこうか」と言った。

秘書検定２級の 10門

第7問

次は、それぞれ関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。

秘書検定２級の 10門

第8問

次は話の仕方について述べたものである。中から不適当と思われるものを選びなさい。

相手に聞く態度がなければ、こちらが一方的に話をしても、話は通じないと考えたほうがよい。相手をあまり意識せずに話すほうが、人間関係はよくなる。親しい人と話をするときでも、相手を意識しながら話すほうがよい。話は、相手の理解度を意識しながら話さないと、効果は上がらない。話をするとき、相手と対等の立場で話すためには、相手に合わせた敬語を使うのがよい。

秘書検定２級の 10門

第9問

部長秘書Ａ子が書類整理をしているところへ常務が、「至急これを取引先Ｐ社へ届けてもらえないか」と書類を持ってきた。常務秘書は外出中だという。このよな場合、Ａ子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。

すぐに届けに行くが、部長には常務から事情を話しておいてほしいと言う。常務に、秘書が戻ってからではだめなのか確かめて、だめなのであれば引き受ける。常務は部長の上司だから、すぐに書類を受け取って届けに行く。書類を預かり、部長に事情を説明して了承を得てから届けに行く。Ａ子は部長秘書なのだから、部長に確認してから引き受けると常務に言う。

秘書検定２級の 10門

第10問

次は秘書Ａ子が、上司主催の社外から参加者がある会議の始まる直前に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

上司からコピーして配布するようにと資料を渡されたので、会議の開始に間に合わなかった場合の配布方法を確認した。会議室の入り口の所で、開始時刻ぎりぎりに来た人に、会議が始まるので急いで席に着くよう促した。一緒にお茶を出すことになっている後輩Ｂ子に準備の状況を尋ね、茶わんの数を確認した。すでに入室していて資料を読んでいるＭ氏に、Ｍ氏の会社からあった伝言を口頭で伝えた。隣の席の同僚Ｃ子に、自分が席を外している間に欠席や遅刻の連絡はなかったか尋ねた。