秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子は上司から、社員研修の講師へ出講依頼状を郵送するように指示されて送ったあと、会場案内図を入れ忘れたことに気がついた。このような場合、どのように対処すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
会場案内図に、前に送った出講依頼状に入れ忘れたと書いたメモを添えて郵送する。
電話で、前に送った出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたとわびて、すぐに郵送する。
電話で、郵送した出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたのでと言って、行き方を説明する。
電話で、出講依頼状に会場案内図を入れ忘れたとわびて会場を説明し、別に案内図を送ると言って郵送する。
ファックスで、送信状に出講依頼状に入れ忘れたと書いて会場案内図とともに送信する。
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子の上司（営業部長）は、「ちょっと近くの本屋へ行ってくるが、すぐ戻る」と言って出掛けている。そこへ常務から、「Ｓ社との契約の件で聞きたいことがあるので、契約書を持ってすぐに来てもらいたい」と連絡があった。次は、このことに対してＡ子が順に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
常務に、上司は近くの本屋へ行っているが、すぐに戻る予定と伝えた。
Ｓ社との契約のどのようなことか、代わりに話を聞いて上司に伝えようかと尋ねた。
上司が戻ってからでよいということだったが、契約書は手元にあるので、先に持っていっておこうかと尋ねた。
それでは先に持ってきてもらいたいということだったので、すぐに持っていった。
常務秘書に、今日のこれからの常務のスケジュールを聞いておいた。
秘書検定２級 の 10門
第3問
次は、パーティーに出席するときのマナーについて述べたものである。中から不適当と思われるものを選べ。
パーティーの途中で帰るときは、周囲の人と主催者に、先に失礼をするとあいさつしてから退出する。
受付でご祝儀を出すときは、「本日はおめでとうございます」のようにお祝いの言葉を言って出す。
荷物、コートなどがあるときはクロークに預けるようにし、会場内には持ち込まない。
開会前に会場入口で出される飲み物は、遠慮なく飲んでよいので、飲みながら開会を待つ。
受付で胸章を渡されたときは、出席者に分かるように胸の位置につけ、パーティーが終わるまで外さない。
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第4問
次は、用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
ライセンス ━━ 免許
トライアル ━━ 接触
オピニオン ━━ 意見
リバイバル ━━ 復活
リニューアル ━━ 新装
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第5問
次の名刺の整理について述べたものの中から不適当と思われるものを選びなさい。
名刺整理簿では見出しを、名刺整理箱ではガイドを使うと、探すときに便利である。
名刺は探す目的を考えて、人名別・会社名別に整理すると便利である。
上司の友人など個人的な名刺は、別にまとめておくと便利である。
名刺は 、受け取った日付、その人の特徴を記入しておくと便利である。
新しく受け取った名刺はすぐに整理しておくと、次に取り出すとき便利である。
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第6問
秘書Ａ子の後輩Ｂ子は、明るくて仕事には積極的なのだが、言葉遣いや動作に雑なところがある。そこでＡ子は、Ｂ子にそのことを注意しようと思っている。その場合、どのようにすればよいか。注意のしかたとして次の中から不適当と思われるものを選べ。
Ｂ子が明るくて、仕事に積極的なことを褒める。
Ｂ子に言い分があれば、それをよく聞くようにする。
タイミングを見計らい、Ｂ子が１人でいるときに注意する。
手本になるＢ子の同僚の名前を挙げて、具体的に指摘をする。
なぜそうしてはいけないのかの理由や根拠を教える。
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第7問
次は、秘書A子が、会議の準備をするときに行っていることである。 中から不適当と思われるものを選びなさい。
お茶を出す時刻はあらかじめ上司と相談しておく。
社外の方を招いた会議のときは、上司の指示に従いネームプレートを用意するが、社内会議のときは、ネームプレートは用意していない。
議事録を作るように言われたときは、出席者に記録をとるのでそのつもりで発言するように前もって伝えている。
資料があるときは、なるべく早く用意し、事前に出席者に目を通してもらえるように配付している。
スクリーンを使う会議では机を「コの字型」や「Vの字型」に配置して、全員が前を見やすいようにしている。
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第8問
秘書Ａ子は上司（常務）から、「明日の３時に営業部長と打ち合わせをすることになった」と言われていた。そのようなおり、営業部長秘書が別件で書類を持ってきたので、ついでに明日のことを確認すると「何も聞いていないし、営業部長には３時に来客の予定が入っている」とのことである。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
上司に「営業部長秘書が、営業部長には明日の３時に来客の予定が入っていると言っている。打ち合わせの時間を変更しようか」と尋ねる。
上司に「営業部長秘書が、明日の３時の営業部長との打ち合わせの件は何も聞いていないと言っている。常務から確認してもらえないか」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、来客の予定は変更してもらいたい」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、営業部長に確認してもらえないか」と言う。
営業部長に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたが、その時刻には別の予定が入っているらしいがよいのか」と尋ねる。
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第9問
次は、文書の名称とその説明の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
趣意書 ＝ そのことの目的や、考え方を述べた文書。
稟議書 ＝ 作成した案を関係者や上司に回して、決裁を受けるための文書。
委任状 ＝ 委員会の委員に任命するときに渡す文書。
覚書 ＝ 当事者が、契約・合意事項確認のために取り交わす文書。
念書 ＝ 後日の証拠として、念のために書いて相手に渡す文書。
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第10問
次は秘書Ａ子が、上司を訪ねてきた客に対して行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
お茶を運んだところ、上司と来客が立って名刺交換をしていたので、終わって着席するのを待ってお茶を出した。
応接室を開けたら、前の客の茶わんがそのままになっていたので、来客に謝って応接室の前で少し待ってもらい、急いで片付けた。
応接室に入ったとき、来客が遠慮して下座に座ろうとしたので、上座に座るようにすすめ座ってもらった。
来客を案内している途中で他部署の部長に話しかけられたとき、あとにしてもらえないかと頼み、来客には失礼しましたと言った。
来客を案内したと上司に伝えたところ、「急用の電話をかける。終わったらすぐ行く」ということだったので、来客にそのことを伝えた。
