秘書検定２級の問題「10門」│問題集.jp

秘書検定２級の 10門

第1問

秘書Ａ子は上司から、「今夜、取引先の人２名を食事に招待することになった、帰りのハイヤーの手配をしてもらいたい」と言われた。上司はタクシーで帰るという。そこでＡ子は上司に、次のことを確認した。中から不適当と思われるものを選べ。

どこに配車すればよいか。どこまで送ってもらえばよいか。ハイヤー会社の希望はあるか。何時ごろ配車すればよいか。何台手配すればよいか。

秘書検定２級の 10門

第2問

秘書Ａ子は後輩Ｂ子から相談を受けた。「上司から、最近忙しいので、来客の用件によっては代理で応対をしてもらいたいと言われたが、どのようにすればよいか」というものである。次はＡ子が答えたことである。中から不適当と思われるものを選べ。

あくまでも上司の代理なのだから、上司の立場を踏まえて失礼のないように応対しないといけない。顔見知りの客の場合は、上司が忙しくて出られないので、すまないが自分が代理で応対すると話す。転勤のあいさつなどは時間がかからないのだから、できるだけ上司に取り次ぐ。来客から上司への伝言を頼まれたときは、上司に伝え、そのことを電話で来客に知らせるのがよい。来客には、上司の代理でＢ子が応対することを最初に話し、了承してもらわないといけない。

秘書検定２級の 10門

第3問

秘書Ａ子は上司（営業担当常務）の外出中に、「取引先Ｔ社から接待の申し入れがあったが、来週金曜日の夜、常務の都合はどうか」と営業部長から尋ねられた。Ａ子は上司から、金曜日の夜から郷里に帰る予定と聞いている。このような場合Ａ子は、営業部長にどう対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。

接待にはＴ社からはだれが出席するのかを尋ね、「上司に伝えておく」と言う。取引先からの接待だが、上司には予定があることを考えて、「ほかの日に変更できる可能性はあるか」と言う。「上司にはすでに個人的な予定が入っているので、ほかの日で調整をしてもらいたい」と言う。「上司にはすでに予定があるかもしれないので、戻り次第確認して連絡する」と言う。「すでに上司は用事があると聞いているので、返事は保留にさせてもらいたい」と言う。

秘書検定２級の 10門

第4問

秘書Ａ子は上司（常務）から、「明日の３時に営業部長と打ち合わせをすることになった」と言われていた。そのようなおり、営業部長秘書が別件で書類を持ってきたので、ついでに明日のことを確認すると「何も聞いていないし、営業部長には３時に来客の予定が入っている」とのことである。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。

上司に「営業部長秘書が、営業部長には明日の３時に来客の予定が入っていると言っている。打ち合わせの時間を変更しようか」と尋ねる。上司に「営業部長秘書が、明日の３時の営業部長との打ち合わせの件は何も聞いていないと言っている。常務から確認してもらえないか」と言う。営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、来客の予定は変更してもらいたい」と言う。営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、営業部長に確認してもらえないか」と言う。営業部長に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたが、その時刻には別の予定が入っているらしいがよいのか」と尋ねる。

秘書検定２級の 10門

第5問

秘書Ａ子は新しくついた上司から、「前の上司はどのような人だったのか」と尋ねられた。次は、このときＡ子が話したことである。中から不適当と思われるものを選べ。

前上司に対して望んだこと。周りの人がしていたよいうわさ。生活態度に関すること。嗜好品に関すること。仕事のしかた。

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第6問

秘書Ａ子は上司（総務部長）の指示で、社外の関係者に創立30周年記念社史を送ることになった。次は、このときＡ子が順に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

社内の各部署から社史の送付先を挙げてもらった。上司に送付先名簿を見てもらい、追加・訂正の確認をした。上司から添え状の原稿をもらって、必要枚数印刷した。添え状に「献上」の印を押し、冊子小包で郵送した。送付先名を五十音順にして、送付先名簿を作った。

秘書検定２級の 10門

第7問

秘書Ａ子の上司は出張中で３日後に出社の予定である。そこへＳ氏から「親展」と書かれた速達郵便が届いた。Ａ子は、上司が先日Ｓ氏あてに手紙を出してＳ氏から返事を待っていることを知っている。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。

出張先の上司に連絡し、Ｓ氏から速達郵便が届いたがこのまますぐに出張先に送ろうかと尋ねる。出張先の上司に連絡し、Ｓ氏から速達郵便が届いたことを伝えてどのようにするか指示を受ける。上司はＳ氏からの返事を待っているのだから、出張先の上司に連絡し、「親展だが、よければ自分が開封して読もうか」と尋ねる。Ｓ氏に電話して、上司は出張中だが連絡を取ることはできると話し、手紙のことをどのように伝えればよいか尋ねる。Ｓ氏に電話して、手紙の内容は先日の返事なのかの確認をしてから、上司は出張中なので自分が開封してもよいかと尋ねる。

秘書検定２級の 10門

第8問

次の説明は、下のどの項目の説明か。中から適当と思われるものを選べ。

【説明】「書類に何が書かれているかの『何が』をとらえ、それをテーマにするまとめ方」

秘書検定２級の 10門

第9問

次は秘書Ａ子の、上司（部長）に対する言葉遣いである。中から不適当と思われるものを選べ。

Ｗ氏にはどのように返事をしようかと言うとき、「Ｗ様には、どのようにお返事を差し上げましょうか」会議の資料がそろったので確認してもらいたいと言うとき、「会議の資料がそろいましたので、ご確認していただきたいのですが」今上司の言ったことは○○の件かと言うとき、「ただいま部長のおっしゃったことは、○○の件でしょうか」その人なら以前からよく知っていると言うとき、「そのかたでしたら、以前からよく存じ上げております」これはＲ社のだれあてに送ればよいかと言うとき、「こちらは、Ｒ社のどなた様あてにお送りすればよろしいでしょうか」

秘書検定２級の 10門

第10問

次は、秘書A子が上司から指示されて贈り物の品物選びをする際、どうすればよいか考えたことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。

相手の趣味や好みがわからないときは、商品券やギフトカードを贈るのもよい。食品などで、以前贈ったときに喜ばれた物があれば、毎年同じ物を贈るのもよい。相手の年齢や家族構成などによっては、同じ値段なら「質より量」で選ぶのもよい。初めて贈る相手には、品格を印象づけるために高価で大きい物を贈るのもよい。会社や部署あての場合は、全員で食べられる物や分けて持ち帰れる物を選ぶのもよい。