秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子は上司から、「知人が会社を退職して事務所を開くことになったので、祝いの品を贈っておいてほしい」と言われた。次はＡ子が、このとき上司に確認したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
届け先は知人の事務所でよいか。
予算は幾らぐらいにするか。
上司が贈りたい品はあるか。
知人が会社を退職したのはいつか。
事務所開きはいつか。
秘書検定２級 の 10門
第2問
次は、出版物に関する用語とその説明の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
紀要 ＝ 大学や学会・研究所などの研究論文集のこと。
官報 ＝ 政府が発行する、法令など国民に知らせるべきことを掲載した新聞のこと。
白書 ＝ 政府が発行する、各界の実情と展望を述べた報告書のこと。
会社四季報 ＝ 上場企業の株価や業績・所在地などの情報を記した出版物のこと。
公報 ＝ 企業が決算の結果などを一般に知らせるための報告書のこと。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書A子は、周囲の人と目的もな話をするのが苦手である。A子は周囲の人 との人間関係をよするためにも、この苦手意識をなしたいと思い、話しや すい話題を次のように考えた。中から適当と思われるものを選びなさい。
政治にかかわるニュースは、誰もが関心を持つことなので、話題としては無難である。
天気は自然界の現象だから、お互いに気軽に話せ、いちばん話題にしやすい。
自分の趣味のことを話せば、楽しく話せることなので、相手は喜んでくれる。
相手の家族のことを聞けば、相手が話すことになるので、A子の負担にならない。
共通の友人のことを話題に出すのが、お互いに直接のかかわりがないので、話しやすい。
秘書検定２級 の 10門
第4問
次はY部長の秘書A子の言葉づかいである。5つの中から適当と思われるものを選びなさい。
上司を訪ねてきた人に対して、
「Yですか、どちら様でございますか。」
上司を訪ねてきて帰る客に対して、
「どうもご苦労さまでした。」
Y部長の奥様に、
「部長は、ただいまお出かけになっています。」
他部署の課長に、
「部長は出張で、今朝出発しました。」
来客の伝言を部長に伝えたとき、
「明日、○○様がお電話をくださるとおっしやられました。」
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第5問
次は秘書Ａ子が、上司（部長）の出張中に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
本部長が、今日中に部長に直接確認したいことがあるとのことだったので、宿泊先ホテルの電話番号を教えた。
取引先の営業所長が転勤のあいさつに来訪したので、上司は出張中であると伝えて課長に取り次いだ。
課員の家族が亡くなり通夜が今日だと連絡があったので、参列する人に届けてもらえるよう、前例に従って上司名の香典を用意した。
新聞社から新製品についての取材申し込みがあったので、希望の日時を尋ね、上司に確認してから返事をすると答えた。
上司の友人と名乗る人が不意に訪れたので、上司の出社予定日を教え、その日に改めて来てもらいたいと言った。
秘書検定２級 の 10門
第6問
秘書Ａ子は専務との打ち合わせから戻った常務から、「しばらくの間考えごとをしたいので、電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときにＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
常務はいるかと尋ねてきた常務の親友に、いると言わずに「常務の都合を聞いてみる」と言った。
常務につないでほしいと内線電話をかけてきた専務に、先ほどの打ち合わせの続きかを確認してからつないだ。
常務に相談したいことがあるが都合はどうかというＹ部長に、「すぐは無理なので、あとで確認して連絡する」と言った。
常務に確認したいことがあるという外部からの電話に、「会議中なので、あとで連絡させてもらう」と言った。
常務に今呼ばれたと言ってやってきたＫ部長に、どうぞと言って常務室に入ってもらった。
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第7問
秘書Ａ子は上司（常務）から、「明日の３時に営業部長と打ち合わせをすることになった」と言われていた。そのようなおり、営業部長秘書が別件で書類を持ってきたので、ついでに明日のことを確認すると「何も聞いていないし、営業部長には３時に来客の予定が入っている」とのことである。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
上司に「営業部長秘書が、営業部長には明日の３時に来客の予定が入っていると言っている。打ち合わせの時間を変更しようか」と尋ねる。
上司に「営業部長秘書が、明日の３時の営業部長との打ち合わせの件は何も聞いていないと言っている。常務から確認してもらえないか」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、来客の予定は変更してもらいたい」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、営業部長に確認してもらえないか」と言う。
営業部長に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたが、その時刻には別の予定が入っているらしいがよいのか」と尋ねる。
秘書検定２級 の 10門
第8問
秘書Ａ子は会議から戻った上司（部長）から、急なことだがこれから出張すると言われた。出張に関してＡ子が準備するものはないという。上司はＡ子に「明後日には出社するが、今日はもう連絡できない、出張は課長以外には内密にするように、あとの処理を頼む」と言い置いて出掛けた。次は、このあと予定されていたことに対してＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
面会予約のあった人に対しては、電話で、急用のため会えなくなったとわび、都合のよい日を聞いておいた。
出席予定だった社内会議については、会議の主催者に急用で出席できなくなったと連絡した。
参列予定だった取引先の葬儀については、代理をだれに頼めばよいかを課長に相談した。
決裁のため預かっていた稟議書を、明後日改めて預かると言って、提出者に返した。
打ち合わせの時間がほしいと言っていた他部署の部長に対しては、時間が取れるのは明後日以降になると連絡した。
秘書検定２級 の 10門
第9問
秘書Ａ子は、外出中の上司（部長）から「取引先での面談が長引いてしまい帰社が遅れる。３時からの部内会議は30分遅らせるよう手配してもらいたい」との電話を受けた。次は、そのときＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
会議室の使用時間の変更をしたとき、あとの使用部署と10分重なってしまったので、10分短く予約した。
３時までに切り上げると言って客と面談している課長に、開始が30分遅くなったことをメモで知らせた。
会議の参加メンバーに変更時間を伝えたとき、途中で退席するという人がいたので、理由を聞いておいた。
30分遅れることと10分短くなったことを会議の進行役に伝え、時間配分に注意するようお願いした。
会議終了後に面談することになっていた他部署の部長に、20分ほど遅くなるが都合はどうかと尋ねた。
秘書検定２級 の 10門
第10問
秘書Ａ子は同僚Ｂ子から、秘書は気遣いが大切と言われるが、Ａ子は上司にどのように気を遣っているかと尋ねられた。次はそのときのＡ子がＢ子に話したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
スケジュール確認のとき疲れていそうな感じだったら、「お疲れでしたらご無理なさらずお休みくださいませ」と言っている。
いつもその日の天気予報を確認しておき、上司が外出するときは、天気の具合によっては天気予報のことを話している。
上司が飲むお茶は緑茶が多いが、外出から帰ってきたときなどは、緑茶でよろしいでしょうかと尋ねている。
上司に報告することがあるが仕事が忙しそうなときは、「お声をかけてください」と言って待つようにしている。
上司は食後にいつも薬を飲むが、そのとき出す水には少しお湯を入れてぬるくし、飲みやすくして出している。
