秘書検定２級 の 10門
第1問
次は、用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
インフォメーション ━━ 情報
プロモーション ━━ 特長
コンディション ━━ 状態
オペレーション ━━ 操作
インストラクション ━━ 指導
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子は上司（経理部長）の外出中、営業部長から「経理部長に至急、確認したいことがある」と言われた。上司は、「個人的な用で銀行に行く。そう遅くはならないと思う」と言って出掛けていた。このような場合、Ａ子は営業部長にどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司は個人的な用で銀行に行くと言って外出した、戻ったら連絡するがそれでよいかと言う。
上司は出掛けているが、そう遅くならないと言っていたので、戻ったら連絡すると言う。
遅くならないということだったが、出先の状況次第で分からない、どうするかと尋ねる。
上司はちょっと外出すると言って出掛けている、そう遅くはならないそうだが、どうするかと尋ねる。
至急ということなら、経理課長に尋ねてみてもらえないか、上司が戻ったら伝えておくと言う。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子の上司がＳ部長に替わった。Ａ子は、前の部長のときと同じように秘書業務をしていたが、次第にＳ部長はＡ子に仕事の指示をしなくなり、自分でしたり他の人に指示するようになった。次はこのようなことに対して、Ａ子が考えたことである。中から不適当と思われるものを選べ。
上司に、Ａ子のどこが気に入らなくなったのか、素直に尋ねてみようか。
同僚に、上司のＡ子への接し方が最近変わったのはなぜだと思うか、尋ねてみようか。
上司に、Ａ子の至らないところは指摘してもらえないかと頼んでみようか。
しばらくは様子を見ることにして、上司が変わった原因を探すようにしようか。
同僚に尋ねたりしながら、自分で反省点を探すようにしてみようか。
秘書検定２級 の 10門
第4問
秘書Ａ子は上司（部長）が外出中、取引先のＫ氏から「上司の自宅の住所を教えてもらいたい」との電話を受けた。個人的なことで上司の世話になったのでお礼の品を贈りたいのだという。Ａ子の会社では原則として、自宅住所は社外の人には知らせていない。このような場合Ａ子はＫ氏に、上司は外出していると言ってからどのように対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
「原則として自宅住所は教えないことになっているので、ほかに言わないようにしてもらいたい」と念を押して教える。
「自分から自宅の住所を教えることは出来ない、上司が戻ったら連絡させるので直接聞いてもらいたい」と言う。
「申し訳ないが会社の決まりで自宅住所は教えられない、お礼の品なら会社に送ってもらいたい」と言う。
Ｋ氏が自宅住所を聞く理由が分かっているので、上司の了承を得て知らせることにし、「後ほど連絡させてもらう」と言う。
上司の帰社予定時刻を教え、「教えてよいかを上司に確認しておくので、そのころ改めて電話をもらえないか」と言う。
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第5問
秘書Ａ子は二人の上司（Ｆ部長・Ｔ部長）についているので、同時に仕事を指示されることがある。今日もＦ部長からの指示で急ぎの資料作成をしているとＴ部長から、明後日Ｈ社を訪問したいので、都合を聞いてもらいたいと言われた。このような場合Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
すぐにＨ社へ都合を尋ねるが、Ｆ部長からの仕事中なので、このことをＦ部長に話しておいてもらいたいと言う。
先に指示されたのはＦ部長からの資料作成なので、資料作成をし終わったらＨ社へ都合を尋ねる。
Ｆ部長の資料作成は時間がかかりそうなので、このことをＴ部長に話して、すぐでないとだめかと確かめる。
Ｈ社へ都合を尋ねるのは時間がかからないだろうから、資料作成を中断して訪問の予約を先に取ってしまう。
Ｔ部長に、今はＦ部長の仕事をしているので、仕事を中断して都合を聞くようにとはっきり指示してもらいたいと言う。
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第6問
次は秘書Ａ子が、上司に報告するとき行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
報告することが幾つかあるときは、急ぐと思われるものや重要と思われるものから先にしている。
時間が長くかかりそうな報告のときは、かかるおおよその時間を告げてから報告している。
数字が多いとき、数字の部分は口頭だけでなく図やグラフで補足して報告している。
内容が複雑で分かってもらえそうもないときは、上司から質問してもらうようにしている。
結果だけを報告するようにしているが、内容によっては上司に尋ねて、経過も報告している。
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第7問
秘書Ａ子の上司（部長）は、近ごろ外出や会議で忙しく自分の席にいる時間が少ない。そのため決裁が滞りがちで、部下から苦情が出ている。このような場合、Ａ子はどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司に、決裁書類に目を通すための時間が取れるように、スケジュールを調整してよいか尋ねる。
上司に、部下からの苦情のことを話し、どのようにすればよいか指示を得る。
部下に、決裁書類はなるべく余裕を持って提出してもらうようにお願いしておく。
部下に、自分からは上司にそのようなことを言えないので、直接言ってもらえないかと言う。
少しの空き時間にでも目を通してもらうように、小まめに決裁書類を届けるように心掛ける。
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第8問
秘書Ａ子は上司（営業担当常務）の外出中に、「取引先Ｔ社から接待の申し入れがあったが、来週金曜日の夜、常務の都合はどうか」と営業部長から尋ねられた。Ａ子は上司から、金曜日の夜から郷里に帰る予定と聞いている。このような場合Ａ子は、営業部長にどう対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
接待にはＴ社からはだれが出席するのかを尋ね、「上司に伝えておく」と言う。
取引先からの接待だが、上司には予定があることを考えて、「ほかの日に変更できる可能性はあるか」と言う。
「上司にはすでに個人的な予定が入っているので、ほかの日で調整をしてもらいたい」と言う。
「上司にはすでに予定があるかもしれないので、戻り次第確認して連絡する」と言う。
「すでに上司は用事があると聞いているので、返事は保留にさせてもらいたい」と言う。
秘書検定２級 の 10門
第9問
秘書A子は、上司のスケジュールを管理する上で次のことを心がけている。中から不適当と思われるものを選びなさい。
スケジュールの変更があったら、そのつど上司に確認し、新しいスケジュール表を作成し直している。
来客との面談が長引いているときは、面談中でも次の予定のメモを入れて知らせるように心がけている。
上司が出先で決めてきた予定をA子に伝え忘れてしまわないように、翌日分の予定を必ず前日の退社時にA子のほうから確認している。
予定を変更しなければならないときは、できるだけ早めに調整して、相手と連絡を取り合っている。
上司の行動日程は、関係各部署にコピーを配付しているが、詳細についての記入は避けるようにしている。
秘書検定２級 の 10門
第10問
次は秘書Ａ子の、上司（部長）に対する言葉遣いである。中から不適当と思われるものを選べ。
Ｗ氏にはどのように返事をしようかと言うとき、「Ｗ様には、どのようにお返事を差し上げましょうか」
会議の資料がそろったので確認してもらいたいと言うとき、「会議の資料がそろいましたので、ご確認していただきたいのですが」
今上司の言ったことは○○の件かと言うとき、「ただいま部長のおっしゃったことは、○○の件でしょうか」
その人なら以前からよく知っていると言うとき、「そのかたでしたら、以前からよく存じ上げております」
これはＲ社のだれあてに送ればよいかと言うとき、「こちらは、Ｒ社のどなた様あてにお送りすればよろしいでしょうか」
