秘書検定２級の問題「10門」│問題集.jp

秘書検定２級の 10門

第1問

次は秘書Ａ子の、上司あての郵便物を受け取ったときの対応である。中から不適当と思われるものを選べ。

あて名が上司名になっていても、担当者が別にいるときには担当者に直接渡している。ダイレクトメールで上司には関心がないと思われるものは、上司に渡さないで処分している。速達の簡易書留は受信簿に記入してから、開封せずにすぐに上司に渡している。一般の郵便物は開封して中の文書を出し、封筒を下に重ねゼムクリップで留めて上司に渡している。現金書留は開封して金額を確認し、受信簿に記入してから上司に渡している。

秘書検定２級の 10門

第2問

秘書Ａ子の上司（部長）は、近ごろ外出や会議で忙しく自分の席にいる時間が少ない。そのため決裁が滞りがちで、部下から苦情が出ている。このような場合、Ａ子はどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。

上司に、決裁書類に目を通すための時間が取れるように、スケジュールを調整してよいか尋ねる。上司に、部下からの苦情のことを話し、どのようにすればよいか指示を得る。部下に、決裁書類はなるべく余裕を持って提出してもらうようにお願いしておく。部下に、自分からは上司にそのようなことを言えないので、直接言ってもらえないかと言う。少しの空き時間にでも目を通してもらうように、小まめに決裁書類を届けるように心掛ける。

秘書検定２級の 10門

第3問

秘書Ａ子は、会社の創立30周年記念パーティーで来賓受付を担当することになった。このような場合のＡ子の服装について、次の中から適当と思われるものを選べ。

会社行事といってもパーティーなのだから、ふだんより少し改まったスーツがよい。会社のパーティーの来賓受付なのだから、来賓に敬意を表す意味で黒のワンピースがよい。会社行事ではあるがパーティーなのだから、華やかなワンピースがよい。パーティーといっても会社行事なのだから、ふだんと同じ服装がよい。パーティーの受付係なのだから、動きやすいパンツスーツがよい。

秘書検定２級の 10門

第4問

秘書A子は、周囲の人と目的もな話をするのが苦手である。A子は周囲の人との人間関係をよするためにも、この苦手意識をなしたいと思い、話しやすい話題を次のように考えた。中から適当と思われるものを選びなさい。

政治にかかわるニュースは、誰もが関心を持つことなので、話題としては無難である。天気は自然界の現象だから、お互いに気軽に話せ、いちばん話題にしやすい。自分の趣味のことを話せば、楽しく話せることなので、相手は喜んでくれる。相手の家族のことを聞けば、相手が話すことになるので、A子の負担にならない。共通の友人のことを話題に出すのが、お互いに直接のかかわりがないので、話しやすい。

秘書検定２級の 10門

第5問

秘書Ａ子は上司が外出中、取引先のＲ部長が亡くなったとの連絡を受けた。次はこのとき、上司に報告するためにＡ子が取引先に尋ねたことである。中から不適当と思われるものを選べ。

秘書検定２級の 10門

第6問

秘書A子は、上司のスケジュールを管理する上で次のことを心がけている。中から不適当と思われるものを選びなさい。

スケジュールの変更があったら、そのつど上司に確認し、新しいスケジュール表を作成し直している。来客との面談が長引いているときは、面談中でも次の予定のメモを入れて知らせるように心がけている。上司が出先で決めてきた予定をA子に伝え忘れてしまわないように、翌日分の予定を必ず前日の退社時にA子のほうから確認している。予定を変更しなければならないときは、できるだけ早めに調整して、相手と連絡を取り合っている。上司の行動日程は、関係各部署にコピーを配付しているが、詳細についての記入は避けるようにしている。

秘書検定２級の 10門

第7問

秘書Ａ子の上司（営業部長）は、今日は外出先から直接自宅に戻る予定である。上司に今日中に伝えておいたほうがよいことは、Ａ子が上司の自宅に伝えることになっている。次はＡ子が連絡したことである。中から不適当と思われるものを選べ。

営業本部長が、「明日の夜取引先Ｄ社を接待するので、同席してもらいたい」と言ってきたこと。総務部長から、「Ｒ工場で起きた火災は、大事に至らず鎮火した」という連絡を受けたこと。課長が、「明朝一番でお願いしたいことができたが、部長の都合はどうか」と尋ねてきたこと。常務が、「明日の取引先の告別式に、自分の代理で参列してもらいたい」と言ってきたこと。寄付の依頼に訪れた上司の友人が、「明日電話をすると伝えてもらいたい」と言って帰ったこと。

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第8問

秘書Ａ子は上司の出張中に、上司の部屋の整備をすることにした。次は整備するに当たって、上司に言ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。

上司のロッカー内に不要の物があれば、分かるようにしておいてもらえないか。部屋の雰囲気を変えるため、観葉植物の種類を今と違う物にしようと思うが、よいか。壁に掛けてある絵を、季節に合わせて昨年と同じ物に替えてもよいか。上司の机を少しずらせばじゅうたんのしみが隠れるので、動かしてもよいか。書棚を整理したいので、廃棄してよい古い雑誌を出してまとめておいてもらえないか。

秘書検定２級の 10門

第9問

秘書Ａ子は上司（営業担当常務）の外出中に、「取引先Ｔ社から接待の申し入れがあったが、来週金曜日の夜、常務の都合はどうか」と営業部長から尋ねられた。Ａ子は上司から、金曜日の夜から郷里に帰る予定と聞いている。このような場合Ａ子は、営業部長にどう対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。

接待にはＴ社からはだれが出席するのかを尋ね、「上司に伝えておく」と言う。取引先からの接待だが、上司には予定があることを考えて、「ほかの日に変更できる可能性はあるか」と言う。「上司にはすでに個人的な予定が入っているので、ほかの日で調整をしてもらいたい」と言う。「上司にはすでに予定があるかもしれないので、戻り次第確認して連絡する」と言う。「すでに上司は用事があると聞いているので、返事は保留にさせてもらいたい」と言う。

秘書検定２級の 10門

第10問

秘書Ａ子は上司（営業部長）から、明後日の課長会議の開始時刻を変更したいので、課長たちに知らせてもらいたいと指示された。Ａ子は、各課長にメールで知らせることにした。次はことときＡ子が行おうとしたことである。中から不適当と思われるものを選べ。

Ｅ課長はメールをあまり見ない人だと聞いていたので、メールだけでなく電話でも知らせよう。Ｆ課長は欠席と聞いていたが、そのことは分かっていると書き添えて一応送信しておこう。Ｇ課長は遅刻と聞いていたので、開始時刻が変更になるが間に合わないか、と書き添えて送信しよう。Ｈ課長は休暇を取っていて、明日から出社することになっているので明日送信することにしよう。Ｉ課長は今から上司と面談することになっているので、見えたら知らせようと思うが送信もしておこう。