秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子の後輩Ｂ子は、社内外の連絡をほとんど電子メールで行っている。しかし、効率を考えると電話のほうがよいと思われることがあるので、Ａ子はＢ子に電子メールだけの連絡を見直すようにと言うことにした。次は、Ａ子がＢ子に言ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
急ぐ用件を伝えるときは、メールで送っておくだけではすぐに見てもらえないことがあるので、電話のほうがよいのではないか。
会合などの日程調整は、相手の都合が画面上で確認できるから、メールのほうがよいかもしれない。
簡単な連絡や予定の変更連絡などは、そのことだけ伝わればよいので、メールのほうがよいかもしれない。
苦情などへ対応するときには、こちらの事情を事務的に伝えられるので、メールで説明したほうがよいかもしれない。
複雑な内容の説明は、相手の理解度に合わせた対応ができるから、電話のほうがよいのではないか。
秘書検定２級 の 10門
第2問
営業本部長秘書Ａ子は着任した上司から、着任のあいさつ状の草稿を作成するようにと指示された。次はＡ子が書いた文面だが、【 】内の慣用語の中に、誤った使われ方をしているものがある。それはどれかを選べ。
拝啓 貴社ますます 【ご隆盛】 のこととお喜び申し上げます。
さて私こと、このたび営業部長を命じられ、 【過日】 着任いたしました。
【自愛のうえ】 新任務に専念する所存でございますので、
前任者同様に、ご指導とご厚情を 【賜りますよう】 、お願い申し上げます。
まずは、略儀ながら 【書中をもって】 ごあいさつ申し上げます。 敬具
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子の上司（田中部長）が出張中、取引先の部長から上司あてに電話があった。上司は出張中だと伝えると、「先日の商談の返事を待っているのだが、何か言われていないか」と尋ねられた。Ａ子は上司から何も聞いていないが、その後の様子から商談はまとまりそうにないことが分かっている。このような場合Ａ子は、申し訳ないと言ったあと取引先の部長にどのように言えばよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
「はっきりは申し上げられませんが、様子からは、この商談の成立は無理なように感じております」
「よくは分かりませんが、この商談はまとまりそうもないような話をしておりました」
「大体決まっているようですので、田中が戻りましたら、田中からお話しするように申し伝えます」
「私は聞いておりませんので、田中が戻りましたら、ご返事をお待ちになっていると申し伝えます」
「田中からは何も言われておりませんが、出張から戻り次第、こちらからお電話を差し上げるようにいたします」
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第4問
次は秘書Ａ子の、上司に対する言葉遣いである。中から不適当と思われるものを選べ。
報告しようとするとき、「ただいま、お時間はよろしいでしょうか」
昼食は何にするかを聞くとき、「ご昼食は何になさいますか」
帰社の予定時刻を聞くとき、「何時ごろお戻りになるのでしょうか」
資料を持っていくか聞くとき、「こちらの資料をご持参になりますか」
体調を悪くして休んでいた上司が出社したとき、「もうお体の具合はよろしいのですか」
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第5問
秘書Ａ子は、上司（鈴木部長）の外出中に訪ねてきた予約のない客に、上司は外出していると言ってから次のような対応をした。中から不適当と思われるものを選べ。
上司に直接相談したいことがあるという取引先の人に、「鈴木が戻りましたら都合を確かめますので、ご希望の日時を二，三お聞かせくださいますか」と言った。
Ａ子も顔見知りの上司の恩師に、「わざわざおいでくださいまして恐縮でございます。後ほどご連絡を差し上げるように申し伝えます」と言った。
頼まれていた本を届けにきたので渡してほしいという上司の友人に、「わざわざ恐れ入ります。確かにお預かりいたします」と言った。
初めて訪ねてきた客に、「失礼でございますが、お名前とご用件をお聞かせくださいませんでしょうか」と言った。
新任のあいさつという取引先の支店長に、「私が代わりにお受けいたしまして鈴木に伝えますので、お名刺を頂けませんでしょうか」と言った。
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第6問
秘書Ａ子が朝出社すると、今日の昼ごろ出張から戻る予定の上司から電話で、「飛行機の欠航で帰社が夕方になる」と連絡があった。上司は今日の午後は、２時から社内会議、６時から業界団体の会合に出席の予定になっている。次はＡ子がその連絡によって行った、上司の予定や来訪者などへの対処である。中から不適当と思われるものを選べ。
相談したいことがあるので今日上司に会うことはできないか、との取引先からの電話に、事情を話して今日は無理と承知してもらった。
社内会議の担当者に事情を話して欠席と伝え、結果をあとで知らせてもらいたいと頼んだ。
上司に相談したいことがあると言ってきた上司の部下に、上司の帰社は夕方になり、そのあとに予定があるがどうするかと尋ねた。
不意に訪れた上司の友人に、上司は夕方に戻るがそのあとに予定が入っている、と事情を話して出直してくれるように頼んだ。
業界団体の会合には出席できそうなので、事務局に電話して、出張から帰ってすぐ出席すると伝えておいた。
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第7問
秘書Ａ子は上司（常務）から、「明日の３時に営業部長と打ち合わせをすることになった」と言われていた。そのようなおり、営業部長秘書が別件で書類を持ってきたので、ついでに明日のことを確認すると「何も聞いていないし、営業部長には３時に来客の予定が入っている」とのことである。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
上司に「営業部長秘書が、営業部長には明日の３時に来客の予定が入っていると言っている。打ち合わせの時間を変更しようか」と尋ねる。
上司に「営業部長秘書が、明日の３時の営業部長との打ち合わせの件は何も聞いていないと言っている。常務から確認してもらえないか」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、来客の予定は変更してもらいたい」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、営業部長に確認してもらえないか」と言う。
営業部長に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたが、その時刻には別の予定が入っているらしいがよいのか」と尋ねる。
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第8問
次は、用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選なさい。
ノウハウ ＝ 著作権
シュミレーション ＝ 欲求不満
ワーカホリック ＝ 仕事中毒
コンセンサス ＝ 基本的な考え方
トレンド ＝ 時代の趣向
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第9問
次は秘書A子の上司 (部長) に対する言葉づかいである。5つの中から不適当と思われるものを選びなさい。
外出しようとしているとき、
「お戻りになられるのは、何時ごろですか。」
専務からの伝言を伝えるとき、
「専務がこれから、こちらへいらっしやるそうです。」
忙しそうなとき、
「何か、私にできることはありますでしようか。」
報告しようとするとき、
「ただいま、お時間よろしいでしようか。」
会議の確認をするとき、
「会議の資料は、明日まででよろしいでしようか。」
秘書検定２級 の 10門
第10問
次は秘書Ａ子が、上司に報告するとき行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
報告することが幾つかあるときは、急ぐと思われるものや重要と思われるものから先にしている。
時間が長くかかりそうな報告のときは、かかるおおよその時間を告げてから報告している。
数字が多いとき、数字の部分は口頭だけでなく図やグラフで補足して報告している。
内容が複雑で分かってもらえそうもないときは、上司から質問してもらうようにしている。
結果だけを報告するようにしているが、内容によっては上司に尋ねて、経過も報告している。
