秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子の上司（部長）はのんびりタイプである。部下の課長はせかせかタイプのため、Ａ子は性格の違う２人の間で特に気遣いをすることがある。次はその例である。中から不適当と思われるものを選べ。
課長から、部長が戻ったら知らせてくれないかと言われていたので、部長が戻ったときすぐに、部長が戻ったと連絡した。
課長が、すぐに部長の承認がほしいと言って持ってきた書類に、今日中ということではだめかと確かめた。
取引先へ部長と課長が一緒に出向くことになったとき、出掛ける時刻が近づいたので部長に声をかけ、そのあとで課長に声をかけた。
部内会議の日時を皆に知らせたとき、課長に、会議終了予定時刻のすぐあとには面談などの予定は入れないほうがよいと言った。
部長に目を通してもらって明後日までに決裁してもらいたい、という書類を課長から預かったとき、部長には明日中にと言った。
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子は専務との打ち合わせから戻った常務から、「しばらくの間考えごとをしたいので、電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときにＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
常務はいるかと尋ねてきた常務の親友に、いると言わずに「常務の都合を聞いてみる」と言った。
常務につないでほしいと内線電話をかけてきた専務に、先ほどの打ち合わせの続きかを確認してからつないだ。
常務に相談したいことがあるが都合はどうかというＹ部長に、「すぐは無理なので、あとで確認して連絡する」と言った。
常務に確認したいことがあるという外部からの電話に、「会議中なので、あとで連絡させてもらう」と言った。
常務に今呼ばれたと言ってやってきたＫ部長に、どうぞと言って常務室に入ってもらった。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子が新しくついた上司（Ｓ部長）は気さくな人だが、話が長い。ある日、Ａ子は前任の先輩秘書Ｃ子から、「Ｓ部長は話が長いから大変でしょう」と言われた。このような場合、Ａ子はＣ子にどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
「確かに話は長いが、適当に聞くようにしているので気にならない」と言う。
「話は長いが気さくな人なので、あまり気にならない」と言う。
「Ｓ部長のことを理解するのに役立っているから、むしろ助かっている」と言う。
「気さくだから話が長くなるので、しかたがないことだと思っている」と言う。
「あまり話をせず、どのような人か分からないよりいいと思っている」と言う。
秘書検定２級 の 10門
第4問
次は話の仕方について述べたものである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
相手に聞く態度がなければ、こちらが一方的に話をしても、話は通じないと考えたほうがよい。
相手をあまり意識せずに話すほうが、人間関係はよくなる。
親しい人と話をするときでも、相手を意識しながら話すほうがよい。
話は、相手の理解度を意識しながら話さないと、効果は上がらない。
話をするとき、相手と対等の立場で話すためには、相手に合わせた敬語を使うのがよい。
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第5問
秘書Ａ子は同僚Ｂ子から、秘書は気遣いが大切と言われるが、Ａ子は上司にどのように気を遣っているかと尋ねられた。次はそのときのＡ子がＢ子に話したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
スケジュール確認のとき疲れていそうな感じだったら、「お疲れでしたらご無理なさらずお休みくださいませ」と言っている。
いつもその日の天気予報を確認しておき、上司が外出するときは、天気の具合によっては天気予報のことを話している。
上司が飲むお茶は緑茶が多いが、外出から帰ってきたときなどは、緑茶でよろしいでしょうかと尋ねている。
上司に報告することがあるが仕事が忙しそうなときは、「お声をかけてください」と言って待つようにしている。
上司は食後にいつも薬を飲むが、そのとき出す水には少しお湯を入れてぬるくし、飲みやすくして出している。
秘書検定２級 の 10門
第6問
秘書Ａ子は後輩から、電話の相手先が不在で、また電話すると伝えてもらいたい場合、どのように言えばよいかと質問された。次はそのとき教えられた言い方である。中から言葉遣いが不適当と思われるものを選べ。
「また電話しますとおっしゃっていたと、お伝えくださいますか」
「またお電話を差し上げますので、電話があったことをお伝えくださいませ」
「またお電話をいたしますとの、ご伝言をお願いできますでしょうか」
「また改めて電話をすると申していたと、お伝えくださいませんでしょうか」
「改めておかけ直しいたしますので、そのようにお伝えいただきたいのですが」
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第7問
秘書Ａ子は二人の上司（Ｆ部長・Ｔ部長）についているので、同時に仕事を指示されることがある。今日もＦ部長からの指示で急ぎの資料作成をしているとＴ部長から、明後日Ｈ社を訪問したいので、都合を聞いてもらいたいと言われた。このような場合Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
すぐにＨ社へ都合を尋ねるが、Ｆ部長からの仕事中なので、このことをＦ部長に話しておいてもらいたいと言う。
先に指示されたのはＦ部長からの資料作成なので、資料作成をし終わったらＨ社へ都合を尋ねる。
Ｆ部長の資料作成は時間がかかりそうなので、このことをＴ部長に話して、すぐでないとだめかと確かめる。
Ｈ社へ都合を尋ねるのは時間がかからないだろうから、資料作成を中断して訪問の予約を先に取ってしまう。
Ｔ部長に、今はＦ部長の仕事をしているので、仕事を中断して都合を聞くようにとはっきり指示してもらいたいと言う。
秘書検定２級 の 10門
第8問
次は秘書Ａ子が、話の聞き方として勉強したことである。中から不適当と思われるものを選べ。
話に賛成できないものがあっても、聞くときは、否定的な態度をとらず黙って聞くようにすること。
話の内容は、言葉からだけでなく話している人の表情や態度からも理解するようにすること。
話の切れ目には、「それで」というような相づちを入れて、相手が話を進めやすいようにすること。
以前聞いたことのある話の場合は、前にも聞いた話だが、それでもよいのかと確認して聞くようにする。
分からないことがあっても、話の途中では質問せず、一区切りついてから質問するようにすること。
秘書検定２級 の 10門
第9問
秘書Ａ子の上司が出社した。見ると、上着のボタンが取れそうになっていた。このような場合Ａ子は、上司にどのように対応したらよいか。次の中から、不適当と思われるものを選べ。
ボタンが取れそうになっていると言って上着を脱いでもらい、ボタンをつけ直す。
ボタンが取れそうになっているがつけ直すかどうするかと尋ね、頼まれたらつけ直す。
ボタンが取れそうになっていると知らせ、よければボタンをつけ直すがどうするかと尋ねる。
ボタンが取れそうになっていると言って、ソーイングセットを用意してあるがどうするかと尋ねる。
ボタンが取れそうになっていると知らせ、上司がそれについて何か言ったら対応する。
秘書検定２級 の 10門
第10問
次は、会社における職名とその職務の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
次長 ━━ 係長の監督業務を補佐する。
係長 ━━ 課長の下で、業務を監督する。
課長代理 ━━ 課長の権限の代理をする。
本部長 ━━ 複数の部を統括する。
専務取締役 ━━ 社長を助けて経営業務を行う。
