秘書検定２級 の 10門
第1問
秘書Ａ子の上司（部長）は２時半に終わる予定の会議に出ていて、現在３時だが何の連絡もなくまだ戻っていない。そこへ課長が、３時に来るように言われたと言ってやって来た。また、３時半に面談予定の取引先のＳ氏も、早く着いたと言って来た。このようなことにＡ子は、どう対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
課長とＳ氏にそのまま待ってもらい、会議中の上司に、課長とＳ氏が待っていると伝えるメモを入れて、指示を仰ぐ。
課長に、Ｓ氏を先にしてもらいたいと頼み、Ｓ氏を上司の部屋に通して、そのことを会議中の上司にメモで伝える。
課長に、Ｓ氏を先にしてもらいたいと頼み、Ｓ氏を上司の部屋に通して、上司が戻るのを待つ。
Ｓ氏に、約束の３時半まで応接室で待ってもらいたいと頼み、課長を上司の部屋に通して、上司が戻るのを待つ。
Ｓ氏に、約束の３時半まで応接室で待ってもらいたいと頼み、課長を上司の部屋に通して、そのことを会議中の上司にメモで伝える。
秘書検定２級 の 10門
第2問
秘書Ａ子は上司（人事部長）から、「営業部のＳ係長を知っているか。営業成績が抜群の好人物だと営業部長は言っていたが」と尋ねられた。Ａ子はＳ係長と直接話しをしたことはないが、同僚から「Ｓ係長は裏表があって信用できない」と聞いたことがある。このような場合、Ａ子は上司にどのように対応したらよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
営業成績はともかく、好人物かどうかは営業部員に確かめたほうがよいと言う。
なぜＳ係長のことを尋ねるのか、その理由によっては調べてみると言う。
Ｓ係長とは面識はないが、よくないといううわさを聞いていると言う。
Ｓ係長とは直接話しをしたことがないので、どういう人かよく分からないと言う。
Ｓ係長に対しての営業部長の評価は、同僚から聞いている話と違うと言う。
秘書検定２級 の 10門
第3問
秘書Ａ子は二人の上司（Ｆ部長・Ｔ部長）についているので、同時に仕事を指示されることがある。今日もＦ部長からの指示で急ぎの資料作成をしているとＴ部長から、明後日Ｈ社を訪問したいので、都合を聞いてもらいたいと言われた。このような場合Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
すぐにＨ社へ都合を尋ねるが、Ｆ部長からの仕事中なので、このことをＦ部長に話しておいてもらいたいと言う。
先に指示されたのはＦ部長からの資料作成なので、資料作成をし終わったらＨ社へ都合を尋ねる。
Ｆ部長の資料作成は時間がかかりそうなので、このことをＴ部長に話して、すぐでないとだめかと確かめる。
Ｈ社へ都合を尋ねるのは時間がかからないだろうから、資料作成を中断して訪問の予約を先に取ってしまう。
Ｔ部長に、今はＦ部長の仕事をしているので、仕事を中断して都合を聞くようにとはっきり指示してもらいたいと言う。
秘書検定２級 の 10門
第4問
秘書Ａ子の上司（部長）は、近ごろ外出や会議で忙しく自分の席にいる時間が少ない。そのため決裁が滞りがちで、部下から苦情が出ている。このような場合、Ａ子はどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司に、決裁書類に目を通すための時間が取れるように、スケジュールを調整してよいか尋ねる。
上司に、部下からの苦情のことを話し、どのようにすればよいか指示を得る。
部下に、決裁書類はなるべく余裕を持って提出してもらうようにお願いしておく。
部下に、自分からは上司にそのようなことを言えないので、直接言ってもらえないかと言う。
少しの空き時間にでも目を通してもらうように、小まめに決裁書類を届けるように心掛ける。
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第5問
総務部長秘書Ａ子は、社員食堂の味が落ちたといううわさを耳にした。Ａ子が上司にそのことを話すと、上司は近々自分で試食をしてみると言った。このような場合Ａ子は、上司が試食をするのにどのような気遣いをすればよいか。中から適当と思われるものを選べ。
食堂に行ったら、そこにいる何人かに集まってもらい、食事をしながら味についての感想を聞いてみたらどうか。
自分で味わってきて報告をするので、部長が食堂に行くのはそのあとでよいのではないか。
食堂の人に理由を言って準備をしておいてもらうので、行く日が決まったら教えてもらえないか。
部長が食堂に行くと周囲から変に思われるだろうから、料理を取り寄せて、ここで味わったらどうか。
食堂のメニューを調べて教えるので、一般社員と同じように食堂で注文し味わってみたらどうか。
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第6問
次は、「印」に関する説明である。中から不適当と思われるものを選べ。
捨印とは、訂正などが出た場合を考えて、あらかじめ欄外に押しておく印のことである。
消印とは、文書の一部を抹消したとき、抹消したと証明する印のことである。
割印とは、二つの文書の関連を証明するため、２枚にまたがって押す印のことである。
契印とは、発行する文書とその原簿が同一のものであることを、証明するための割印のことである。
訂正印とは、間違い箇所を訂正したとき、訂正したことを証明する印のことである。
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第7問
秘書Ａ子は新人Ｂ子から、「上司から清書するようにと渡された手紙の草稿の中に、意味の分からない語句がある。どのような意味か教えてもらいたい」と言われた。次はＡ子が教えたことである。中から不適当と思われるものを選べ。
「他事（たじ）ながらご休心くださいませ」とは、「余計な心配をしないで休むように」という意味である。
「ご出席いただければ幸甚（こうじん）に存じます」とは、「出席してもらえれば非常にありがたい」という意味である。
「委細（いさい）は拝眉（はいび）のうえ申し上げます」とは、「詳しいことは会ってから話す」という意味である。
「ご報告かたがた御礼申し上げます」とは、「報告を兼ねてお礼を言う」という意味である。
「社業に精励いたす所存でございます」とは、「会社の仕事に励むつもりだ」という意味である。
秘書検定２級 の 10門
第8問
次は秘書Ａ子が、上司の代理で告別式（仏式）に参列したとき行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
受付でふくさから香典を出して渡すとき、「このたびはご愁傷さまでした」と言った。
洋服は黒色のスーツにし、アクセサリーは真珠のネックレスで一連のものにした。
顔見知りの取引先の人と出会ったので、世話になっていると日ごろの礼を言った。
焼香のあとすぐに会社に戻ることになっていたので、出棺を待たずに式場を出た。
会葬者芳名録に記帳するように言われたので、上司の名前を書き、その下に（代）と書いた。
秘書検定２級 の 10門
第9問
秘書Ａ子は会議から戻った上司（部長）から、急なことだがこれから出張すると言われた。出張に関してＡ子が準備するものはないという。上司はＡ子に「明後日には出社するが、今日はもう連絡できない、出張は課長以外には内密にするように、あとの処理を頼む」と言い置いて出掛けた。次は、このあと予定されていたことに対してＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
面会予約のあった人に対しては、電話で、急用のため会えなくなったとわび、都合のよい日を聞いておいた。
出席予定だった社内会議については、会議の主催者に急用で出席できなくなったと連絡した。
参列予定だった取引先の葬儀については、代理をだれに頼めばよいかを課長に相談した。
決裁のため預かっていた稟議書を、明後日改めて預かると言って、提出者に返した。
打ち合わせの時間がほしいと言っていた他部署の部長に対しては、時間が取れるのは明後日以降になると連絡した。
秘書検定２級 の 10門
第10問
次は、会社における職名とその職務の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
次長 ━━ 係長の監督業務を補佐する。
係長 ━━ 課長の下で、業務を監督する。
課長代理 ━━ 課長の権限の代理をする。
本部長 ━━ 複数の部を統括する。
専務取締役 ━━ 社長を助けて経営業務を行う。
