秘書検定２級 の 5門
第1問
秘書Ａ子の上司が出張中に、業界団体の事務局から電話があった。懇親ゴルフ会の案内状を送ったが参加の返事がまだない、今日中に返事をもらえないかとのことである。そのゴルフ会には上司は毎回参加しており、今回のその日には何も予定は入っていない。上司は明日の夜に出張先から自宅に戻ることになっている。このような場合、Ａ子はどのように対処したらよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司は出張中だが、事務局に直接返事をしてもらうように連絡をするので、少し待ってもらいたいと言う。
出張先の上司に連絡を取って参加することの確認をしてから、事務局に参加と連絡をする。
事務局に、上司は出張中で明日の夜戻るので、返事は明後日の朝一番まで待ってもらいたいと頼む。
事務局に、上司は出張中なので一応参加にしておいてもらいたい、確認次第改めて連絡をすると言う。
事務局には参加する予定と答え、出張先の上司と連絡を取るときにそのことを報告して、それでよいかと確認する。
秘書検定２級 の 5門
第2問
次は秘書Ａ子が、上司（部長）の出張中に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
本部長が、今日中に部長に直接確認したいことがあるとのことだったので、宿泊先ホテルの電話番号を教えた。
取引先の営業所長が転勤のあいさつに来訪したので、上司は出張中であると伝えて課長に取り次いだ。
課員の家族が亡くなり通夜が今日だと連絡があったので、参列する人に届けてもらえるよう、前例に従って上司名の香典を用意した。
新聞社から新製品についての取材申し込みがあったので、希望の日時を尋ね、上司に確認してから返事をすると答えた。
上司の友人と名乗る人が不意に訪れたので、上司の出社予定日を教え、その日に改めて来てもらいたいと言った。
秘書検定２級 の 5門
第3問
秘書Ａ子の上司は、常務から呼ばれて急な用件の打ち合わせ中である。そこへ、取引先のＷ氏が予約の時刻より20分早く訪れた。上司はＷ氏が20分後に来訪することは知っている。このような場合、Ａ子はどのように対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
上司にメモで、Ｗ氏が来訪したので待ってもらっているが、すぐに出られるかと尋ねる。
上司にメモで、Ｗ氏が来訪したので、応接室で待ってもらっていると知らせておく。
Ｗ氏に、これからは早く来るときは連絡してくれるように頼み、時間まで応接室で待ってもらう。
Ｗ氏に、上司は打ち合わせ中だが急な用件なので長引くかもしれない、どのようにするかと尋ねる。
Ｗ氏を応接室へ案内し、上司は緊急の打ち合わせ中と話して時間まで待ってくれるように言う。
秘書検定２級 の 5門
第4問
次は秘書Ａ子が、上司の指示で「秘」文書を社内の部長に配布するときに行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
不在の部長には、秘書に「秘」文書だと伝え、封筒に鉛筆で丸秘と書いて預けた。
在席している部長には、文書名を口頭で伝えて直接手渡した。
「秘」文書に一連番号をつけて、その番号と配布先を控えた。
「秘」文章を中が透けない封筒に入れて封をし、表面に各部長名とその脇に「親展」と書いた。
「秘」文書に赤色で丸秘の印を押し、「秘」文書であることがすぐに分かるようにした。
秘書検定２級 の 5門
第5問
次は、「印」に関する説明である。中から不適当と思われるものを選べ。
捨印とは、訂正などが出た場合を考えて、あらかじめ欄外に押しておく印のことである。
消印とは、文書の一部を抹消したとき、抹消したと証明する印のことである。
割印とは、二つの文書の関連を証明するため、２枚にまたがって押す印のことである。
契印とは、発行する文書とその原簿が同一のものであることを、証明するための割印のことである。
訂正印とは、間違い箇所を訂正したとき、訂正したことを証明する印のことである。
