秘書検定２級 の 5門
第1問
次は秘書Ａ子が、上司主催の社外から参加者がある会議の始まる直前に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
上司からコピーして配布するようにと資料を渡されたので、会議の開始に間に合わなかった場合の配布方法を確認した。
会議室の入り口の所で、開始時刻ぎりぎりに来た人に、会議が始まるので急いで席に着くよう促した。
一緒にお茶を出すことになっている後輩Ｂ子に準備の状況を尋ね、茶わんの数を確認した。
すでに入室していて資料を読んでいるＭ氏に、Ｍ氏の会社からあった伝言を口頭で伝えた。
隣の席の同僚Ｃ子に、自分が席を外している間に欠席や遅刻の連絡はなかったか尋ねた。
秘書検定２級 の 5門
第2問
部長秘書Ａ子が書類整理をしているところへ常務が、「至急これを取引先Ｐ社へ届けてもらえないか」と書類を持ってきた。常務秘書は外出中だという。このよな場合、Ａ子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
すぐに届けに行くが、部長には常務から事情を話しておいてほしいと言う。
常務に、秘書が戻ってからではだめなのか確かめて、だめなのであれば引き受ける。
常務は部長の上司だから、すぐに書類を受け取って届けに行く。
書類を預かり、部長に事情を説明して了承を得てから届けに行く。
Ａ子は部長秘書なのだから、部長に確認してから引き受けると常務に言う。
秘書検定２級 の 5門
第3問
秘書Ａ子は上司から、昨年の株主総会の議事録を確かめたいので借りてくるように指示された。このような場合、次のどの部署へ行けばよいか。中から適当と思われるものを選べ。
業務部
総務部
人事部
企画部
経理部
秘書検定２級 の 5門
第4問
秘書Ａ子の上司が外出から戻ったが、疲れている様子である。次はこのときＡ子が上司に言ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
「このあとの予定はこのままでよろしいでしょうか。お疲れでしたら調整いたしますが」
「すぐにお茶をお持ちいたしますが、いつもより濃いめのものにいたしましょうか」
「それとも今日はこれからお休みになってはいかがでしょうか、できるだけのことは私がいたしておきますが」
「何かお急ぎのご用はおありでしょうか、代わりにできることがありましたらいたしますが」
「申し訳ございません。急ぎの決裁が１件あるのですが、ただいまよろしいでしょうか」
秘書検定２級 の 5門
第5問
秘書Ａ子は上司から、「最近体調がよくないので面会の負担を減らしてもらいたい」と言われた。そこでＡ子は、どのようにしたらよいかを次のように考えた。中から不適当と思われるものを選べ。
上司の代理人の人で済む用件は、なるべく代理の人に受けてもらうようにしようか。
面会の予約を受けるとき、上司は体調がすぐれないからと、先に話して予約の調整をしようか。
面会の所要時間は短めに決めておいて、あらかじめ相手に時間を言ってから面会に入ってもらおうか。
面会が長引いているときは、長引いていることが分かるように、替えのお茶は出さないようにしようか。
重要な用件や先へ延ばせない急ぎの用件以外は、断るか先に延ばしてもらうようにしようか。
