秘書検定２級 の 5門
第1問
秘書Ａ子は、学生時代の後輩Ｂ子から相談を受けた。Ｙ社に就職し秘書課に配属されたが、そこではほとんどの人がセーターなどの服装で仕事をしている。自分は学校で教えられたとおりスーツで出勤しているが、このままでよいのだろうかというものである。このような場合Ａ子は、どのようにアドバイスすればよいと思うか。中から適当と思われるものを選べ。
服装は個人の自由なのだから、気にしなくてよいのではないか。
上司に、スーツでなくセーターでよいのかと確かめてみたらどうか。
必要に合わせて着ていると思われるので、少し様子を見たらどうか。
仕事はきちんとしていれば、服装はどちらでもよいのではないか。
同僚に、なぜ、皆セーターで仕事をしているのか尋ねてみたらどうか。
秘書検定２級 の 5門
第2問
次は話の仕方について述べたものである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
相手に聞く態度がなければ、こちらが一方的に話をしても、話は通じないと考えたほうがよい。
相手をあまり意識せずに話すほうが、人間関係はよくなる。
親しい人と話をするときでも、相手を意識しながら話すほうがよい。
話は、相手の理解度を意識しながら話さないと、効果は上がらない。
話をするとき、相手と対等の立場で話すためには、相手に合わせた敬語を使うのがよい。
秘書検定２級 の 5門
第3問
秘書Ａ子は上司から、「今夜、取引先の人２名を食事に招待することになった、帰りのハイヤーの手配をしてもらいたい」と言われた。上司はタクシーで帰るという。そこでＡ子は上司に、次のことを確認した。中から不適当と思われるものを選べ。
どこに配車すればよいか。
どこまで送ってもらえばよいか。
ハイヤー会社の希望はあるか。
何時ごろ配車すればよいか。
何台手配すればよいか。
秘書検定２級 の 5門
第4問
秘書Ａ子は後輩Ｂ子から相談を受けた。「上司から、最近忙しいので、来客の用件によっては代理で応対をしてもらいたいと言われたが、どのようにすればよいか」というものである。次はＡ子が答えたことである。中から不適当と思われるものを選べ。
あくまでも上司の代理なのだから、上司の立場を踏まえて失礼のないように応対しないといけない。
顔見知りの客の場合は、上司が忙しくて出られないので、すまないが自分が代理で応対すると話す。
転勤のあいさつなどは時間がかからないのだから、できるだけ上司に取り次ぐ。
来客から上司への伝言を頼まれたときは、上司に伝え、そのことを電話で来客に知らせるのがよい。
来客には、上司の代理でＢ子が応対することを最初に話し、了承してもらわないといけない。
秘書検定２級 の 5門
第5問
秘書Ａ子は上司（経理部長）の外出中、営業部長から「経理部長に至急、確認したいことがある」と言われた。上司は、「個人的な用で銀行に行く。そう遅くはならないと思う」と言って出掛けていた。このような場合、Ａ子は営業部長にどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司は個人的な用で銀行に行くと言って外出した、戻ったら連絡するがそれでよいかと言う。
上司は出掛けているが、そう遅くならないと言っていたので、戻ったら連絡すると言う。
遅くならないということだったが、出先の状況次第で分からない、どうするかと尋ねる。
上司はちょっと外出すると言って出掛けている、そう遅くはならないそうだが、どうするかと尋ねる。
至急ということなら、経理課長に尋ねてみてもらえないか、上司が戻ったら伝えておくと言う。
