秘書検定２級 の 5門
第1問
次は秘書Ａ子が、手紙で「時候のあいさつ」を書くときの時期を、一覧できるようにしたものである。これを先輩に見てもらったところ、不適当と言われたものがある。それはどれかを選べ。
１月に出す手紙は「初春の候」
４月に出す手紙は「陽春の候」
７月中旬に出す手紙は「向暑の候」
９月中旬に出す手紙は「初秋の候」
12月に出す手紙は「師走の候」
秘書検定２級 の 5門
第2問
次は秘書Ａ子が、上司主催の社外から参加者がある会議の始まる直前に行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
上司からコピーして配布するようにと資料を渡されたので、会議の開始に間に合わなかった場合の配布方法を確認した。
会議室の入り口の所で、開始時刻ぎりぎりに来た人に、会議が始まるので急いで席に着くよう促した。
一緒にお茶を出すことになっている後輩Ｂ子に準備の状況を尋ね、茶わんの数を確認した。
すでに入室していて資料を読んでいるＭ氏に、Ｍ氏の会社からあった伝言を口頭で伝えた。
隣の席の同僚Ｃ子に、自分が席を外している間に欠席や遅刻の連絡はなかったか尋ねた。
秘書検定２級 の 5門
第3問
秘書Ａ子は上司（部長）が外出中、取引先のＫ氏から「上司の自宅の住所を教えてもらいたい」との電話を受けた。個人的なことで上司の世話になったのでお礼の品を贈りたいのだという。Ａ子の会社では原則として、自宅住所は社外の人には知らせていない。このような場合Ａ子はＫ氏に、上司は外出していると言ってからどのように対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
「原則として自宅住所は教えないことになっているので、ほかに言わないようにしてもらいたい」と念を押して教える。
「自分から自宅の住所を教えることは出来ない、上司が戻ったら連絡させるので直接聞いてもらいたい」と言う。
「申し訳ないが会社の決まりで自宅住所は教えられない、お礼の品なら会社に送ってもらいたい」と言う。
Ｋ氏が自宅住所を聞く理由が分かっているので、上司の了承を得て知らせることにし、「後ほど連絡させてもらう」と言う。
上司の帰社予定時刻を教え、「教えてよいかを上司に確認しておくので、そのころ改めて電話をもらえないか」と言う。
秘書検定２級 の 5門
第4問
次は、慶弔時の贈り物や現金を包むときに気をつけたいことである。中から、不適当と思われるものを選びなさい。
不祝儀袋に現金を包むときは、中包みをしないのがしきたりにかなっている。
お見舞いに使うときは、白い無地の封筒に上書きして使うのがよい。
品物が大きすぎて当日持参できないときなどは、目録を品物に変えて持参するとよい。
祝儀用ののし袋の裏の折り返しは、下が外側に出るようにまず上から折るとよい。
のし袋とは、のしがついているために祝儀にしか使えない。
秘書検定２級 の 5門
第5問
次は秘書Ａ子が、上司に報告するとき行っていることである。中から不適当と思われるものを選べ。
報告することが幾つかあるときは、急ぐと思われるものや重要と思われるものから先にしている。
時間が長くかかりそうな報告のときは、かかるおおよその時間を告げてから報告している。
数字が多いとき、数字の部分は口頭だけでなく図やグラフで補足して報告している。
内容が複雑で分かってもらえそうもないときは、上司から質問してもらうようにしている。
結果だけを報告するようにしているが、内容によっては上司に尋ねて、経過も報告している。
