秘書検定２級 の 5門
第1問
秘書Ａ子は上司（部長）が外出中、取引先のＫ氏から「上司の自宅の住所を教えてもらいたい」との電話を受けた。個人的なことで上司の世話になったのでお礼の品を贈りたいのだという。Ａ子の会社では原則として、自宅住所は社外の人には知らせていない。このような場合Ａ子はＫ氏に、上司は外出していると言ってからどのように対応すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
「原則として自宅住所は教えないことになっているので、ほかに言わないようにしてもらいたい」と念を押して教える。
「自分から自宅の住所を教えることは出来ない、上司が戻ったら連絡させるので直接聞いてもらいたい」と言う。
「申し訳ないが会社の決まりで自宅住所は教えられない、お礼の品なら会社に送ってもらいたい」と言う。
Ｋ氏が自宅住所を聞く理由が分かっているので、上司の了承を得て知らせることにし、「後ほど連絡させてもらう」と言う。
上司の帰社予定時刻を教え、「教えてよいかを上司に確認しておくので、そのころ改めて電話をもらえないか」と言う。
秘書検定２級 の 5門
第2問
秘書Ａ子は上司から、「最近体調がよくないので面会の負担を減らしてもらいたい」と言われた。そこでＡ子は、どのようにしたらよいかを次のように考えた。中から不適当と思われるものを選べ。
上司の代理人の人で済む用件は、なるべく代理の人に受けてもらうようにしようか。
面会の予約を受けるとき、上司は体調がすぐれないからと、先に話して予約の調整をしようか。
面会の所要時間は短めに決めておいて、あらかじめ相手に時間を言ってから面会に入ってもらおうか。
面会が長引いているときは、長引いていることが分かるように、替えのお茶は出さないようにしようか。
重要な用件や先へ延ばせない急ぎの用件以外は、断るか先に延ばしてもらうようにしようか。
秘書検定２級 の 5門
第3問
秘書Ａ子は新しい上司（部長）につくことになった。次はそのとき、新しい上司を理解するためにＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
Ａ子の同僚一人一人に、部長のことで何か知っていることはないかと尋ねた。
部長に、来社したり電話がかかってくる友人の名前を教えてもらえないか、と言った。
食事や飲み物などの好みを、前任の秘書のところに行って尋ねた。
人事課に行って、部長の自宅住所、電話番号、家族構成などを聞いてきた。
課長に、部長について気をつけなければならないことがあれば教えてもらいたいと頼んだ。
秘書検定２級 の 5門
第4問
次は、秘書Ａ子が郵便を出すとき封筒に書いたあて名である。中から（ ）内の敬称のつけ方で不適当と思われるものを選べ。
広報部長山田宏（様）
鈴木一郎（先生）
株式会社Ｆ商事（各位）
Ｓ株式会社営業部（御中）
吉田総務部長（殿）
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第5問
秘書Ａ子は上司（営業担当常務）の外出中に、「取引先Ｔ社から接待の申し入れがあったが、来週金曜日の夜、常務の都合はどうか」と営業部長から尋ねられた。Ａ子は上司から、金曜日の夜から郷里に帰る予定と聞いている。このような場合Ａ子は、営業部長にどう対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
接待にはＴ社からはだれが出席するのかを尋ね、「上司に伝えておく」と言う。
取引先からの接待だが、上司には予定があることを考えて、「ほかの日に変更できる可能性はあるか」と言う。
「上司にはすでに個人的な予定が入っているので、ほかの日で調整をしてもらいたい」と言う。
「上司にはすでに予定があるかもしれないので、戻り次第確認して連絡する」と言う。
「すでに上司は用事があると聞いているので、返事は保留にさせてもらいたい」と言う。
