秘書検定２級 の 5門
第1問
部長秘書Ａ子が書類整理をしているところへ常務が、「至急これを取引先Ｐ社へ届けてもらえないか」と書類を持ってきた。常務秘書は外出中だという。このよな場合、Ａ子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
すぐに届けに行くが、部長には常務から事情を話しておいてほしいと言う。
常務に、秘書が戻ってからではだめなのか確かめて、だめなのであれば引き受ける。
常務は部長の上司だから、すぐに書類を受け取って届けに行く。
書類を預かり、部長に事情を説明して了承を得てから届けに行く。
Ａ子は部長秘書なのだから、部長に確認してから引き受けると常務に言う。
秘書検定２級 の 5門
第2問
次は、略語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。
ＩＯＣ ＝ 国際オリンピック委員会
ＯＤＡ ＝ 政府開発援助
ＰＫＯ ＝ 国連平和維持活動
ＮＧＯ ＝ 非政府団体
ＮＰＯ ＝ 民間営利団体
秘書検定２級 の 5門
第3問
秘書Ａ子の上司はせっかちである。次はＡ子の、そのせっかちな上司への気配りである。中から不適当と思われるものを選べ。
指示された仕事が期限前にできるようであっても、進み具合を途中で報告するようにしている。
上司が部下の仕事のしかたで遅いと不満を漏らしたときは、そのことを部下に教えてあげるようにしている。
上司は、資料探しを指示しても自分で探し始めるので、資料整理には特に気を遣っている。
スケジュールを作成するときは、予定と予定の間の余裕時間は、なるべく少なくするようにしている。
予定を過ぎている来客との面談には、替えのお茶を指示がなければ出さないようにしている。
秘書検定２級 の 5門
第4問
秘書Ａ子が外出先から戻ってくると、上司（山田部長）は、下のようなメモを残して外出していた。次は、このメモに基づいてＡ子が行ったことである。中から不適当と思われるものを選べ。
【語句】Ａ子さんへ
１．Ｌ社の田中部長に急用で会いに行く。
２．明日、急に大阪支店へ日帰り出張することになった。いつもの新幹線の手配を頼む。
３．明日のＭ社との面談は延期してもらいたい。
６月23日 PM2:00山田
Ｌ社の田中部長の秘書に電話をして、急用の内容と面談の所要時間を尋ねた。
Ｍ社に電話をして、明日の面談を延期してもらいたいとわび、次の都合のよい日時を尋ねた。
出張旅費の仮払いを受け、いつもの新幹線の手配をした。
大阪支店に上司の新幹線の到着時刻を伝えた。
社内の関係者に上司の出張のことを連絡した。
秘書検定２級 の 5門
第5問
秘書Ａ子の上司（部長）は、近ごろ外出や会議で忙しく自分の席にいる時間が少ない。そのため決裁が滞りがちで、部下から苦情が出ている。このような場合、Ａ子はどのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
上司に、決裁書類に目を通すための時間が取れるように、スケジュールを調整してよいか尋ねる。
上司に、部下からの苦情のことを話し、どのようにすればよいか指示を得る。
部下に、決裁書類はなるべく余裕を持って提出してもらうようにお願いしておく。
部下に、自分からは上司にそのようなことを言えないので、直接言ってもらえないかと言う。
少しの空き時間にでも目を通してもらうように、小まめに決裁書類を届けるように心掛ける。
