秘書検定３級 の 5問
第1問
秘書A子の上司 (専務) は最近特に忙しく、スケジュールを間違えたり、A子からの報告も忘れてしまうほどである。社内の関係部署も困っているといううわさも入ってきている。そこでA子はどうしたらよいか、次のように考えた。中から不適当と思われるものを選べびなさい。
関係部署との連絡を密にして上司のスケジュールに変更が起きたときはすぐ知らせるようにする。
上司に報告するときは、こまめに口頭で伝え、メモも添えるようにする。
上司に、無理なスケジュールの組み方をしていないかとさりげなく聞いてみる。
上司に、仕事の一部を誰かに代行してもらってはどうかと進言する。
それぞれの予定に入るときに、次の予定の時間をひとこと言い添える。
秘書検定３級 の 5問
第2問
次の「後輩に注意するときや注意したあとに心がけていること」は適当でしょうか？
よくないうわさを聞き、そのことで注意するときは、そのうわさを知っているかを何人かに確かめてからにしている。
秘書検定３級 の 5問
第3問
秘書が、上司のスケジュール管理をするときのポイントについて不適当と思われるものを中から選びなさい。
仮に受けた予定は、上司の確認がとれてから正式に予定表に記入する。
スケジュールについては、いつでも上司と相談する。
予定が重なったときの優先順位は、上司が決める。
予定表はいつでも手元におき、誰でも見られるようにしておく。
予定表を関係者に配る前に、必ず上司の承認を得る。
秘書検定３級 の 5問
第4問
秘書Ａ子は上司から「みんなあなたのように笑顔があるといいのだが」と言われた。上司が笑顔を求めていると思われる理由について、次の中から不適当と思われるものを選びなさい。
笑顔のある人は性格も明るく、周囲を明るい雰囲気にしてくれるからではないか。
笑顔のある人は親しみが感じられ、物事を頼みやすいからではないか。
笑顔のある人は物事を前向きにとらえ、否定的な見方をしないからではないか。
笑顔のある人は相手の心を和ませ、おじぎや態度の悪さが目立たないからではないか。
笑顔のある人はゆとりが感じられ、安心して仕事を任せられるからではないか。
秘書検定３級 の 5問
第5問
次は、仕事の効率的な処理の仕方について述べたものである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
上司からの指示が続き、仕事がたまった場合は、緊急度を上司に確認してから処理するのがよい。
自分だけでは手に負えず、他人の協力を頼む場合は、早めに上司に了解を得ておくのがよい。
特に急ぎでない仕事ならば、すぐに終わるものから先に処理するのがよい。
仕事の効率的な処理のためには自分でできる仕事の量を決めて、その範囲で仕事をするのがよい。
仕事がたまっている場合、処理の順序を決め、それに従って計画的に処理するのがよい。
