秘書検定３級 の 10問
第1問
次は秘書Ａ子が指示を受ける際に心がけていることである。不適当と思われるものを選びなさい。
場所、日時、数字、肩書き、電話番号などは特に注意して聞く。
上司の指示は要点をメモに取りながら聞く。
わからないことはその場で片手をあげて質問し、疑問点や不明点を残さない。
１度に２つ以上の指示があった場合は、どちらを優先させるか上司に確認する。
上司の話が終わったメモを見ながら要点を復唱する。
秘書検定３級 の 10問
第2問
秘書のAさんは、上司の急用がすむまでの間、来客に待ってもらっていた。ところがその間に次の客も約束の時刻に来訪したので、その際も待ってもらわなければならなくなった。 このような場合の来客への応対として、正しいと思われるものを一つ選び答えよ。
あとの客には、先約の客があることを話して待ってもらう。
新しいお茶を運ぶとともに、秘書が上司に代わって用件を聞いてもよいか訪ねる。
上司が急な所用で、すぐには会えないことを丁重にわびる。
しばらく待ってほしい旨を話し、了承を得る。
先客にも、もうしばらく待ってほしい旨を告げる。
秘書検定３級 の 10問
第3問
次は、秘書Ａ子が上司の部屋の整備で毎日行ったり、気をつけていることである。中から不適当と思われるものを１つ選びなさい。
新聞を新聞とじにとじている。
日付印の日付をかえている。
観葉植物は、鉢を点検し、乾き具合によっては水をやっている。
書棚のガラス戸を点検し、指あとなどはガラスクリーナーで磨いている。
上司の机上の本や資料は元に戻している。
秘書検定３級 の 10問
第4問
郵便物の取り扱いについて、次の中から適当と思われるものを選びなさい。
DMは、必要がないものでも捨てる前に一応上司に確認している。
受信文書は、すべて受信日、相手先、件名など受信簿に記録する。
親展や私信と思われる手紙は、原則として開封せずに上司に渡す。
上司が出張中の受信文書は、上司が帰社するまで開封しない。
中元の礼状などのように処理が終わった手紙はすぐに破棄する。
秘書検定３級 の 10問
第5問
次の選択肢は秘書のAさんが、身だしなみのために会社に置いてあるものである。中から間違っていると思われるものを一つ選びなさ い。
歯磨きセット
ソーイングセット
予備のストッキング
しみ抜き
香水
秘書検定３級 の 10問
第6問
名刺の整理方法の説明で、適当と思われるものを選びなさい。
名刺は、大きさ別に整理する。
名刺は、きれいに保管すべきなので、書き込みをしてはいけない。
名刺は小さくて紛失しやすいため、貸出は絶対にしない。
分類するときに、社長、専務、部長などの役職別に整理すると便利。
上司の友人や親戚については、別に区別して整理する。
秘書検定３級 の 10問
第7問
次は秘書Ａ子の役割について述べたものである。次の中から適当なものを選びなさい。
会社の業績をあげること。
経営管理をすること。
上司の期待に応えること。
企業の要求に応えること。
ライン部門の仕事を受け持つこと。
秘書検定３級 の 10問
第8問
秘書Ａ子は、学生時代の後輩Ｂ子から相談を受けた。Ｙ社に就職し秘書課に配属されたが、そこではほとんどの人がセーターなどの服装で仕事をしている。自分は学校で教えられたとおりスーツで出勤しているが、このままでよいのだろうかというものである。このような場合Ａ子は、どのようにアドバイスすればよいと思うか。中から適当と思われるものを選べ。
必要に合わせて着ていると思われるので、少し様子を見たらどうか。
同僚に、なぜ、皆セーターで仕事をしているのか尋ねてみたらどうか。
上司に、スーツでなくセーターでよいのかと確かめてみたらどうか。
仕事はきちんとしていれば、服装はどちらでもよいのではないか。
服装は個人の自由なのだから、気にしなくてよいのではないか。
秘書検定３級 の 10問
第9問
次の、話し方・聞き方の心得について述べたものは適当でしょうか？
話をするときは落ち着いた印象が必要なので、ジェスチャーはしない方がよい。
秘書検定３級 の 10問
第10問
次は、組織の階層とそこに属する人の職名との組み合わせである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
トップマネジメント ＝ 取締役
ロアマネジメント ＝ 係長
ミドルマネジメント ＝ 部長
ロアマネジメント ＝ 主任
トップマネジメント ＝ 嘱託
