秘書検定３級 の 10問
第1問
秘書A子の上司は「疲れているので、しばらく誰も通さないように」と言って部屋に入ってしまった。しばらくして、出張で立ち寄った上司の友人に秘書Ａ子は、上司は重要な会議中と断った。その後上司にこの件を報告したところ「久しぶりなので会いたかった」と言われた。次は秘書Ａ子の反省であるが適当と思われるものを選びなさい。
判断に迷ったので、上司に確認したほうがよかった。
上司に誰が来ても通してはいけないのかを確認しておけばよかった。
指示は受けたが、自分では判断できないので、来客ごとに上司にたずねればよかった。
上司に断ってはいけない人の名前を聞いておくべきだった。
友人に上司の状況を話して、伝言だけでも聞いておけばよかった。
秘書検定３級 の 10問
第2問
次の会議の会場設営についての説明は正しいでしょうか？
ロの字型は人数が多い場合は不向きである。
秘書検定３級 の 10問
第3問
「60歳」の長寿の祝いはなんと言うでしょうか？
白寿（はくじゅ）
還暦（かんれき）
米寿（べいじゅ）
喜寿（きじゅ）
皇寿（こうじゅ）
秘書検定３級 の 10問
第4問
田中部長の秘書が来客に対して使った、次の言葉の敬語表現は正しいでしょうか？
「田中はすぐにいらっしゃいます。」
秘書検定３級 の 10問
第5問
次は、秘書Ａ子の「秘」扱いの文書の取り扱い方であるが、5つの中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
保管するときは、紛失の場合も考慮して、原本と一緒にコピーも１部保管している。
配付したコピーを回収するときは、回収後、コピーした数と照合してからゴミ箱に廃棄している。
コピーをとっていて、ミスコピーしたものは、責任を持って保管している。
コピーするときは、自分の控えとして１部余分に取っている。
コピーをとったら、原本はすみやかに保管場所に戻すようにしている。
秘書検定３級 の 10問
第6問
次は、上司の指示で「秘」文書を社外で発送するときに注意することであるが、5つの中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
封じ目に「〆」印や「緘」印などで封印をする。
二重封筒の表にある、あて名とともに「秘」の印を押す。
封筒は、外から中が透けて見えないような封筒を選ぶ。
受発信簿に相手の氏名・会社名・役職・発信日・発信方法を記入する。
郵送方法は、簡易書留または書留にする。
秘書検定３級 の 10問
第7問
次の、話し方・聞き方の心得について述べたものは適当でしょうか？
話の腰を折らないように気をつける。
秘書検定３級 の 10問
第8問
秘書Ａ子は上司（常務）から、「明日の３時に営業部長と打ち合わせをすることになった」と言われていた。そのようなおり、営業部長秘書が別件で書類を持ってきたので、ついでに明日のことを確認すると「何も聞いていないし、営業部長には３時に来客の予定が入っている」とのことである。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。
上司に「営業部長秘書が、明日の３時の営業部長との打ち合わせの件は何も聞いていないと言っている。常務から確認してもらえないか」と言う。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、営業部長に確認してもらえないか」と言う。
上司に「営業部長秘書が、営業部長には明日の３時に来客の予定が入っていると言っている。打ち合わせの時間を変更しようか」と尋ねる。
営業部長秘書に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたので、来客の予定は変更してもらいたい」と言う。
営業部長に「常務から明日の３時に営業部長と打ち合わせをすると聞いていたが、その時刻には別の予定が入っているらしいがよいのか」と尋ねる。
秘書検定３級 の 10問
第9問
次は、仕事の効率的な処理の仕方について述べたものである。中から不適当と思われるものを選びなさい。
上司からの指示が続き、仕事がたまった場合は、緊急度を上司に確認してから処理するのがよい。
自分だけでは手に負えず、他人の協力を頼む場合は、早めに上司に了解を得ておくのがよい。
特に急ぎでない仕事ならば、すぐに終わるものから先に処理するのがよい。
仕事の効率的な処理のためには自分でできる仕事の量を決めて、その範囲で仕事をするのがよい。
仕事がたまっている場合、処理の順序を決め、それに従って計画的に処理するのがよい。
秘書検定３級 の 10問
第10問
次は郵便はがきについて述べたものであるが、5つの中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
往復はがきは、切り離して使うことはできない。
官製はがきと私製はがきがある。
あて名がはっきり読めれば、はがきの表面にも通信文を書くことができる。
書き損じた官製はがきは、手数料を払えば郵便局で新しいものと交換できる。
私製はがきの表面には、はがきであることを示す文字が必要である。
