秘書検定３級 の 10問
第1問
次は秘書Ａ子の役割について述べたものである。次の中から適当なものを選びなさい。
会社の業績をあげること。
経営管理をすること。
上司の期待に応えること。
企業の要求に応えること。
ライン部門の仕事を受け持つこと。
秘書検定３級 の 10問
第2問
次の電話をかけるときの心得について述べたものの中から不適当なものを選びなさい。
電話をかけるときは、いきなり用件に入らず、まず相手の状況を確認する。
電話がかかってきて取り次ぐとき、相手を待たせるようなら、待ってもらえるかどうかたずねる。
電話をかけるときは、相手の会社名、在否を確認してから自分の名前を告げる。
電話がかかってきたらすぐに受話器をとり「～～でございます」と自分から名乗る。
電話をかけたが相手が不在のとき、伝言を頼む場合は受けた人の名前を聞いておく。
秘書検定３級 の 10問
第3問
次の選択肢は新人秘書のAさんが、先輩から指導されたことである。 中から間違っていると思われるものを一つ選び答えよ。
仕事が重なった際はどの仕事を先にすればよいか、優先順位を確かめてから取りかかること。
秘書は上司の私的な用事もしなければならないので、家族のことも上司に遠慮なくたずねておくこと。
まとまった仕事をした際は、今後同じような仕事をする際のために、かかった時間を計っておくこと。
朝は早くに出社して、その日の上司の予定表に目を通し、必要な準備をしておくこと。
上司の補佐を、上司の意向にそったものにするために、上司の仕事のやり方に早く慣れること。
秘書検定３級 の 10問
第4問
次の宛名につける敬称を一つ選びなさい。
【 役職名 】
～様
～殿
～各位
～御中
秘書検定３級 の 10問
第5問
上司の日程管理について、 不適当と思われるものを選びなさい。
上司の出張中に受けたアポイントは、必ず上司に確認してから先方に返事をする。
1か月の予定表を一覧表にしたものを月間予定表という。
上司の個人的な予定は、公的な予定表に記入しない。
上司の私的なことに深く立ち入らないようにしている。
週間予定表での表示は、できるだけ詳しく文章化したものにする。
秘書検定３級 の 10問
第6問
次は秘書Ａ子がメモについての知識や要領を身につけるために考えたことである。以下の中から適当と思われるものを選びなさい。
上司の言葉をすべて漏らさないようにメモする。
上司に伝言がある場合、邪魔にならないようにメモは机の上にそっと置く。
自分なりに考えた記号や略語を、上司にも使用してもらうように話す。
上司の指示や電話の内容をノートに記入し、いつでも人に見せられるようにしておく。
上司の指示を受けたら復唱して確認後、筆記内容を整理し、足りないところを補充する。
秘書検定３級 の 10問
第7問
次は、秘書Ａ子が秘書の仕事について、後輩に教えたことであるが、５つの中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
上司が多忙なときは、その状況次第で、定時退社したいときでも残業をする。
上司の希望にそえないことがあるかもしれないと、あらかじめ上司に話しておく。
上司の補佐には、上司の身の回りの世話も含まれる。
秘書は上司と部下のパイプ役なので、ときには部下の不満をさりげなく上司に伝える。
秘書のミスは、上司の責任になるので、気をつける。
秘書検定３級 の 10問
第8問
田中部長の秘書が上司に対して使った、次の言葉の敬語表現は正しいでしょうか？
「部長、取引先のA社に参りますか。」
秘書検定３級 の 10問
第9問
秘書Ａ子の上司が外出中に、予約客が約束の時刻より早く来訪した。Ａ子は客を応接室に案内してお茶を出したが、上司は約束の時刻を20分過ぎても戻ってこない。このような場合Ａ子は、客に待たせていることをわびてから、この状況にどう対応したらよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。
「まだ外出先から戻らないので、もし代わりの者でよければ呼んでくるがどうするか」と尋ねる。
「まだ外出から戻らないが、もう少し待ってもらっても次の予定に差し支えはないか」と尋ねる。
「まだ外出から戻らないが、自分が用件を聞いて上司に伝えるので、教えてもらえないか」と言う。
「もう少々待ってもらえないか」と頼み、お茶を入れ替えて、雑誌などをすすめる。
「もう少し待ってもらえるか」と尋ね、お茶を入れ替えてから、上司の外出先に、上司が何時ごろ出たかを確認する。
秘書検定３級 の 10問
第10問
上司が会議に出席するための準備として、秘書が行うことについて不適当と思われるものを選べ。
上司が出席するかどうか確認をする。
回避を忘れず、上司に渡す。
当日のほかの参加者の確認をする。
会場までの所要時間を調べ、交通手段を手配する。
出欠の返事は早めにする。
