秘書検定３級 の 10問
第1問
秘書のAさんの上司は夏季休暇中で、Aさんは日常の業務の処 理が終わると、あとの時間は余裕がある。 一方、C専務の担当秘書Bさんは忙しそうである。そこでAさんはBさんの仕事 を手伝おうと思うが、このような場合、どのように対応す ればよいか。次の中から正しいと思われるものを一つ選び答えよ。
Bさんは同僚であり助け合うのが当然だから、進んで手伝う。
C専務に、手伝えることはないか聞き、許可を得る。
BさんがAさんに依頼してくるまで、手伝わなくてもよい。
Bさんに、手伝える仕事があれば協力することを申し出る。
同僚ではあるが、仕えている上司が違うため手伝わない方が良い。
秘書検定３級 の 10問
第2問
郵便物の取り扱いについて、次の中から適当と思われるものを選びなさい。
DMは、必要がないものでも捨てる前に一応上司に確認している。
受信文書は、すべて受信日、相手先、件名など受信簿に記録する。
親展や私信と思われる手紙は、原則として開封せずに上司に渡す。
上司が出張中の受信文書は、上司が帰社するまで開封しない。
中元の礼状などのように処理が終わった手紙はすぐに破棄する。
秘書検定３級 の 10問
第3問
田中部長の秘書が来客に対して使った、次の言葉の敬語表現は正しいでしょうか？
「田中はただいま外出しております。」
秘書検定３級 の 10問
第4問
次は、秘書Ａ子の「秘」扱いの文書の取り扱い方であるが、5つの中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
保管するときは、紛失の場合も考慮して、原本と一緒にコピーも１部保管している。
配付したコピーを回収するときは、回収後、コピーした数と照合してからゴミ箱に廃棄している。
コピーをとっていて、ミスコピーしたものは、責任を持って保管している。
コピーするときは、自分の控えとして１部余分に取っている。
コピーをとったら、原本はすみやかに保管場所に戻すようにしている。
秘書検定３級 の 10問
第5問
次の選択肢は新人秘書のAさんが、先輩から指導されたことである。 中から間違っていると思われるものを一つ選び答えよ。
仕事が重なった際はどの仕事を先にすればよいか、優先順位を確かめてから取りかかること。
秘書は上司の私的な用事もしなければならないので、家族のことも上司に遠慮なくたずねておくこと。
まとまった仕事をした際は、今後同じような仕事をする際のために、かかった時間を計っておくこと。
朝は早くに出社して、その日の上司の予定表に目を通し、必要な準備をしておくこと。
上司の補佐を、上司の意向にそったものにするために、上司の仕事のやり方に早く慣れること。
秘書検定３級 の 10問
第6問
次の、略語とその意味の組み合わせは正しいでしょうか？
CD-ROM ━━ コンピューター用の読み出し専用の外部記憶装置のこと
秘書検定３級 の 10問
第7問
次は、上司の部屋の環境整備について、秘書Ａ子が行っていることである。 中から不適当と思われるものを選びなさい。
来客が帰ったあとは、すぐに灰皿、茶器の後片付けをしている。
毎朝上司の机の上や中を点検し、不足した備品を補充しておく。
毎朝の掃除とともに鉢植えに水をやっている。
月替わりには、カレンダーを忘れずにめくるように心がけている。
煙草の補充とライターのガスの点検を忘れずにいる。
秘書検定３級 の 10問
第8問
次は「秘」扱いの文書の取り扱いについて考えたことである。5つの中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
廃棄するときは、シュレッダーにかける。
コピーをとるときは、支持された枚数だけとる。
郵送するときは、書留扱いにし、送ったことを相手に連絡する。
貸し出すときは、紛失すると困るのでコピーしたものを渡す。
配布するときは、文書に一連番号をつけ、その番号と配付先を控えておく。
秘書検定３級 の 10問
第9問
次の、話し方・聞き方の心得について述べたものは適当でしょうか？
言葉で表現しきれないことは、身振り・手振りで補っている。
秘書検定３級 の 10問
第10問
次の、話し方・聞き方の心得について述べたものは適当でしょうか？
聞き手の立場や感情を害することのないよう、配慮しながら話す。
